Die coolsten neuen Features in dataglobal CS

Verbesserte Kollaboration/Zusammenarbeit mit der Teilen-Funktion

Eines der coolen Features für die digitale Zusammenarbeit ist die Funktion Teilen. Sie erlaubt das Teilen von Dokumenten und ganzen Mappen als Anhang oder Link per E-Mail.

Als zentraler Bestandteil des Webclients ist die Funktion ideal geeignet um, direkt aus dataglobal CS heraus, smarte Workflows zu starten, z. B. für die vereinfachte Zusammenarbeit in virtuellen Teams.

Ein aus dataglobal CS versendeter Link verweist stets auf die aktuelle Version eines Dokuments oder einer elektronischen Akte.

Damit entfällt das fehleranfällige Versenden als E-Mail-Anhang und der Empfänger hat immer Zugriff auf die jeweils aktuelle Version.

Mit der Funktion Teilen kann auch externen Partnern, je nach gewählter Link-Option, der Zugriff auf die in dataglobal CS archivierten Objekte ermöglicht werden.

Bestehende Zugriffsberechtigungen werden natürlich eingehalten.

Versionierung

Mit der in dataglobal CS integrierten Versionierung kann die Bearbeitung von Dokumenten leicht nachverfolgt werden.

Wird während der Aufbewahrungsdauer der Inhalt eines Dokuments verändert oder es werden Zusatzinformationen wie z. B. Annotationen hinzugefügt, kann jeder Bearbeitungsschritt als neue Version festgehalten werden.

Damit ist Versionierung ideal geeignet für Workflowlösungen bei denen mehrere Personen zusammenarbeiten.

Alle Schritte des Workflows werden zuverlässig protokolliert und sind als Versionen nachverfolgbar abgebildet.

Änderungen werden für jedes Dokument in einer Historie gespeichert, um alle erfolgten Überarbeitungen und Zwischenstände nachvollziehbar zu machen.

Kommentare

Ein entscheidendes Kriterium für erfolgreiches Zusammenarbeiten in Gruppen und Teams ist die Möglichkeit, wichtige Zusatzinformationen oder Kommentare zu archivierten Dokumenten schnell festzuhalten.

Dabei müssen diese Kommentare natürlich auch von allen am Workflow Beteiligten eingesehen werden können. Sei es um Entwicklungen zu kommentieren, ein vereinbartes Vorgehen zu protokollieren oder wichtige Details über ein Dokument festzuhalten.

Mit der in dataglobal CS integrierten Kommentarfunktion können Sie für alle archivierten Objekte schnell und einfach Kommentare hinzufügen – ohne die Anwendung zu verlassen.

Mit dem integrierten Editor stehen Ihnen bei der Eingabe eine Vielzahl von Formatierungsoptionen zur Verfügung.

Annotationen

Ein weiteres cooles Feature für die digitale Zusammenarbeit sind Annotationen. Mit Annotationen können Anwender Zusatzinformationen an beliebiger Stelle auf ein archiviertes Dokument aufbringen.

Annotationen sind ein idealer Weg um mit hinzugefügten Symbolen oder Notizen ein archiviertes Dokument mit individuellen Informationen anzureichern.

Die Annotationen sind für berechtigte Anwender einsehbar und können natürlich auch weiterbearbeitet werden. 

Hierarchien (elektronische Akte)

Als besondere Form der Ablage von archivierten Dokumenten werden von in dataglobal CS sogenannte Department-Hierarchien unterstützt.

Diese Hierarchien oder elektronischen Akten werden dann im Webclient, wie im Windows Explorer, in Form einer Baumstruktur dargestellt und bieten dem Anwender damit einen intuitiven Dokumentzugriff – ohne die Suche über die Indexdaten.

Die Hierarchien können individuell aufgebaut werden. Somit findet jeder Anwender schnell die für ihn relevante Ansicht auf den Dokumentenbestand.

Durch „Drag and Drop“ können sowohl einzelne als auch eine Anzahl von Dokumenten einfach in diesen elektronischen Akten angelegt werden.

Facettierte Suche

Mit intelligenten Filteroptionen lassen sich auch große Trefferlisten einfach eingrenzen und sortieren.

Benötigte Dokumente werden damit auch in komplexen und vielschichtigen Datenbeständen schnell und zuverlässig gefunden.

Grundsätzlich werden Objekte zusammen mit deren Indexdaten archiviert.

Facetten sind die gruppierten Indexdaten von archivierten Objekten in einer speziellen Ansicht.

Durch die Facettenfunktion werden „Perspektiven“ bei der Suche in den Indexdaten ermöglicht. Daher können Facetten gut zum Filtern von großen Trefferlisten verwendet werden.

Die facettierte Suche kann bei dynamischen Hierarchien genutzt werden.

Single Line Search

Immer umfangreichere Postfächer waren für uns der Anlass, die E-Mail-Recherche mit dem Webclient tiefgreifend zu überarbeiten und auch komfortabler zu gestalten.

In dataglobal CS steht dem Anwender für die Suche in archivierten E-Mail-Objekten die Standard- und erweiterte Recherche zur Verfügung.

Mit der leistungsfähigen Single Line Search muss nur noch ein einziger Suchbegriff eingegeben werden.

Betreffzeile, der eigentliche E-Mail-Text und die gesamten Anhänge werden dabei in Kombination durchsucht.

Mit der Option Erweitert steht dem Anwender eine Reihe von weiteren Kriterien für die E-Mail-Suche zur Verfügung.

Für eine individuell angepasste E-Mail-Suche können einzelne Stempelfelder hinzugefügt oder entfernt werden.

Besser finden mit der überarbeiteten Rechercheseite

Mit einer grundlegend überarbeiteten Suchfunktion kann der Anwender seine Suche in vorhandenen Datenstrukturen bedarfsspezifisch anpassen, dabei oft wiederkehrende Suchvorgänge abbilden und als Ergebnis schneller Übersicht gewinnen.

Damit wird das Auffinden von Dokumenten (auch in komplexen Strukturen und großen Datenmengen) entscheidend vereinfacht.

Mobiler Dokumenten-Upload

Den Webclient als zentrale Stelle für digitale Prozesse und modernes Arbeiten erweitern wir ständig mit neuen Funktionen.

Mit dem mobilen Upload stellen Sie auch von unterwegs Dokumente in den Digital Workplace.

Die hochgeladenen Dokumente können dann z. B. sofort im Rahmen von Workflows von Kollegen weiterbearbeitet werden.

Damit werden aktuelle Daten noch schneller für Ihre Geschäftsprozesse verfügbar und nutzbar.

Für uns ein großer Schritt in Richtung modernes Arbeiten und digitales Unternehmen!

Massenänderung Indexdaten

Für eine beliebige Anzahl Dokumente in der Trefferliste (oder in einer dynamischen Hierarchie) können nun einzelne ausgewählte Indexfelder für mehrere Dokumente auf einmal bearbeitet werden.

Diese Funktion ist ideal um vorhandene Daten neu einzuordnen.

Mit der Massendatenänderung kann schnell bei einer großen Anzahl von Dokumenten der bisherige Status verändert werden:
• von Version 11.3 auf Version 11.4
oder
• von Status „Planung“ auf „Fertiggestellt“

Die veränderten Indexdaten werden übernommen und die Dokumente entsprechend neu in die Hierarchie eingefügt.

Diese Funktion eignet sich ideal um den Lebenslauf von Dokumenten über die Zeit abzubilden.

dg note

Für schnelle Notizen zu Dokumenten oder zu der E-Akte steht mit dg note ein intuitiver Editor zur Verfügung. Anwender können mit dg note direkt in der gewählten Hierarchie neue Dokumente/Notizen erstellen.

Smarte Vorlagen sparen Zeit, wenn wertvolles Wissen nicht verloren gehen soll und stehen für häufig wiederkehrende Vorgänge, wie z. B. To-Do-Listen oder Besprechungsprotokolle zur Verfügung.

Damit können Anwender schneller Dokumente mit aktuellen Informationen anreichern und Kollegen jederzeit darauf zugreifen.

Warum ist das für Sie wichtig?

• Die dg note liegt immer an der optimalen Stelle in der Dokumentenhierarchie
• D. h. im Kontext einer Hierarchie aus Knoten, Mappen oder E-Akten liegen alle zum Vorgang gehörenden Dokumente und die neuen dg note-Dokumente immer zusammen an der richtigen Stelle
• Das dg note-Dokument ist auch für Kollegen einsehbar – besonders wichtig beim dezentralen Arbeiten (z. B. im Home Office)
• Optimales Ergebnis: eine vorgegebene Struktur spart dem Anwender Zeit und er kann sich auf die wichtigen Inhalte konzentrieren
• Ein gutes Beispiel für modernes Arbeiten mit dg note ist die elektronische Bauakte:
  • der Mitarbeiter auf der Baustelle kann Kommentare oder Statusinformationen als Notiz hochladen
  • diese stehen dann quasi sofort in der Hierarchie der E-Akte zur weiteren Bearbeitung durch das Projektteam zur Verfügung.

Barrierefreie Nutzung des Webclients

Behindertengerechtes Arbeiten: Neben der herkömmlichen Bedienung des Webclients mit der Maus, kann die Steuerung fast aller Funktionen alternativ auch über die Tastatur erfolgen.

Favoriten

Über Favoriten hat der Anwender die Möglichkeit, schnell und direkt auf vorgemerkte Dokumente, Mappen und virtuelle Ordner einer dynamischen Hierarchie zuzugreifen.

Jedem Dokument in der Favoritenliste kann zusätzlich ein Kommentar hinzugefügt werden.

Damit werden oft benötigte Dokumente oder Mappen schnell und unkompliziert zugänglich.

Die Liste der Favoriten steht dem Anwender auch in der mobilen Ansicht zur Verfügung, so kann auch von unterwegs auf oft benötigte Dokumente oder Mappen schnell und zuverlässig zugegriffen werden.

Erfahren Sie jetzt mehr über die dataglobal CS und ihre coolen Features für die digitale Zusammenarbeit! Sprechen Sie mit uns und fordern Sie jetzt Ihre individuelle Live-Demo kostenlos an!

Alica Donner
Inside Sales Manager