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Dez 03

Auf ein Wort: Das Archiv des Dinosauriers

  • 3. Dezember 2020
  • Analog zu Digital, Archivierung, Auf ein Wort, dataglobal News, Digitale Prozesse, Dokumentenmanagement, Experten-Know-how, Ihre Herausforderungen, Modernes Arbeiten
Carsten von Heynitz, Universal Music

Auf ein Wort mit … Carsten von Heynitz. Der Projektleiter für dataglobal CS bei Universal Music Germany über schlanke Geschäftsprozesse dank intelligenter Archivlösungen, seinen eigenen Musikgeschmack und wie es sich anfühlt, einer aussterbenden Art anzugehören.

Herr von Heynitz, Sie sind Datenverarbeitungskaufmann. Ihren Ausbildungsberuf gibt es seit mehr als 20 Jahren nicht mehr. Was können Sie uns darüber erzählen?

(lacht) Stimmt. Genau genommen bin ich ein Dinosaurier. Ich arbeite seit fast 40 Jahren in der IT – oder in der EDV, wie es damals hieß. Die Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann ist bis heute belächelt, aber sie vermittelte Wissen auf sehr hohem Niveau. 60 Prozent der Ausbildung waren Programmierung, 40 Prozent Volks- und Betriebswirtschaftslehre. Das war damals die Welt der IBM Mainframes, der Lochkartenleser und der Wechseldatenträger, die so groß und so schwer wie Autoreifen waren.

Sie haben nach der Ausbildung als Freelancer für viele namhafte Unternehmen vor allem im Banken- und Versicherungsbereich gearbeitet. An welches Projekt denken Sie besonders gern zurück?

Am spannendsten fand ich ein Projekt für die Deutsche Bank. Im Bereich des Internationalen Zahlungsverkehrs und ich fand es unvorstellbar, welche Datenströme im weltweiten virtuellen Geldfluss in jeder Sekunde über diese Systeme abgewickelt wurden, und welche Sicherheitsmaßnahmen dahinterstanden. Da ging es täglich um Billionen.

Seit 17 Jahren arbeiten Sie nun fest bei Universal Music in Ihrer Heimatstadt Berlin. Universal Music ist das größte Label der Welt und vertritt einige der populärsten Musiker des Planeten. Wie kamen Sie ins Unternehmen und wie erleben Sie es?

Universal Music Germany ist eine sehr innovative Firma. Bei uns stehen Musik und Künstler im Fokus und Musik ist etwas, das ich liebe. Ich höre praktisch alles, Punk, Hardrock, Jazz, Rock, viel Soul und Funk, im Moment am liebsten elektronische Musik. Los ging es für mich bei Universal Music mit der Analyse eines bestehenden Mainframe-Systems. Danach kam eins zum anderen. Ich hatte schon bei früheren Auftraggebern erlebt, welche Unmengen von Papier nötig sind, um Geschäftsprozesse abzubilden und wollte helfen, das zu verschlanken. Also bin ich tiefer in Universal Musics Archivierungssystem eingestiegen. Unser heutiges dataglobal CS entstand aus den Ursprüngen von HypArchive und ist mit den Jahren stetig und wie ich finde sehr cool weiterentwickelt und verbessert worden.

Worin sehen Sie den Nutzen des eigenen Archivservers mit dataglobal CS?

Ich betreue mit dataglobal CS inzwischen drei unterschiedliche Systeme. Allein ins deutsche System wandern monatlich 400.000 Dokumente, insgesamt sind es in allen drei Systemen mehr als hundert Millionen Dokumente. Die alltägliche Arbeit erleichtert das enorm. Früher wurden Rechnung gebucht und abgeheftet, dann möglicherweise reklamiert und mit einer Gutschrift versehen und alles ist in irgendwelchen Ordnern gelandet. Der zuständige Mitarbeiter musste vom Arbeitsplatz aufstehen, die Ordner holen, den Kunden suchen, sich den Vorgang vergegenwärtigen und im Zweifelsfall ein neues Dokument erstellen, das auch wieder in einem Ordner landete. Heute läuft das alles elektronisch. Die Kollegen haben zwei Bildschirme, auf der einen Seite sehen sie das interne IT-System, auf der anderen das dataglobal CS. Da ist eine unheimlich schöne Welt entstanden, die Prozesse tatsächlich handhabbarer macht.

dataglobal CS war so erfolgreich, dass es von Deutschland aus weltweit bei Universal Music ausgerollt wurde. Macht Sie das stolz?

Ja! Es ist immer wieder schön zu sehen, dass viele Kolleginnen und Kollegen voller Freude mit diesem System arbeiten. Es kommen immer wieder neue Ideen, was sich noch alles ablegen ließe. Vergangenes Jahr bin ich auf unserer Spreeterrasse mit einem Werkstudenten der Deutschen Grammophon ins Gespräch gekommen, der alte Partituren aus dem achtzehnten Jahrhundert scannen und mit geänderten Dateinamen in den Ordner des jeweiligen Komponisten ablegen sollte, eine superaufwändige Aufgabe. Dem habe ich etwas gebastelt. Seitdem landen die Scans in unserem dataglobal CS, mit Volltextsuche und OCR. Das ist nur ein Beispiel, wie sich unsere Prozesse durch Digitalisierung immer weiterentwickeln.

Das heißt, die Mission des Dinosauriers ist also noch nicht beendet?

Überhaupt nicht. Die Arbeit macht unendlich Spaß.

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