Die E-Akte in der Verwatung

Mit dataglobal Verwaltung auf allen Ebenen revolutionieren

Die E-Akte in der privatwirtschaftlichen und öffentlichen Verwaltung

Aus Berichten in den Medien ist die Einführung der E-Akte der breiten Öffentlichkeit bekannt geworden. Doch die elektronische Aktenführung ist nicht nur in der öffentlichen Verwaltung, wie Behörden, eine radikale Neuerung. Auch in der privaten Wirtschaft wird die Aktenführung in der Zukunft digital werden. Die E Akte hat das Potenzial und wird die Verwaltung auf allen Ebenen revolutionieren. Keine lästigen Papierstaus mehr, sondern eine einfache und simple Zusammenführung aller relevanten Daten mit einem Knopfdruck. Diese Einfachheit macht die E-Akte nicht nur für Behörden, sondern auch für die private Wirtschaft attraktiv. Sie können sich jetzt direkt über die Möglichkeiten informieren, die die digitale Aktenführung bietet. Kontaktieren Sie uns gerne und entdecken Sie Ihre Chancen und Potenziale im Bereich der Verwaltung durch elektronischen Akten!

 

Deswegen wechseln Verwaltungen zur E-Akte

Für die öffentliche Verwaltung, wie Behörden, ist die Einführung der E-Akte quasi eine gesetzliche Anforderung. Das Sparpotenzial ist einfach zu groß, als dass der Gesetzgeber diesen Faktor nicht berücksichtigen könnte. Auch verlangen die Bürger immer mehr Effizienz in ihrer Verwaltung und durch die elektronische Aktenführung können Behörden diesen Wunsch erfüllen. Kostensenkung und Effizienzsteigerung sind auch die Gründe für die Einführung der elektronischen Akte in der privaten Wirtschaft. Hier gibt es zwar ausdrücklich keine Einführungspflicht für die elektronische Akte, aber auch hier sind eine Senkung der Kosten und Steigerung der Effizienz durch eine digitale und moderne Verwaltung natürlich enorm wichtig. Gerade unter den Gesichtspunkten der mobilen Arbeitswelt, des amtsübergreifenden Arbeitens, des Wissenstransfers, technologischer Neuerungen (Desksharing) und des Wissensmanagements ist die E-Akten-Lösung einfach unverzichtbar. Dazu kommt ein weiterer, oft übersehener, aber gewichtiger Faktor. Der demografische Wandel wird in wenigen Jahren voll zuschlagen und auch hierfür bietet die digitale Verwaltung eine effektive Lösung. Wissen muss nicht mehr persönlich, oder via Papier und aufwändig weitergegeben werden. Es wird vielmehr digital gespeichert und kann sofort abgerufen werden.

Entdecken Sie in einem gemeinsamen Demo-Termin diese und weitere Vorteile von unserer Lösung!

Digitale Daten Informationen Austausch

Nutzen und Auswirkung der E-Akte in Verwaltungsprozessen

  • hohe Verfügbarkeit aller relevanten Daten
  • direkte und einfache Zussammenführung aller relevanten Daten
  • sofortiger Transfer von relevanten Daten zwischen Abteilungen
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Ansprüche
  • höhere Kundenzufriedenheit durch mehr Effizienz der eAkten 
  • und viele mehr!

Nutzen und Vorteile einer modernen und digitalen Verwaltungsstruktur

Die digitale und moderne Verwaltungsarbeit ist von hohem Nutzen für alle beteiligten Unternehmen, Behörden und Personen. Auch die Umwelt profitiert, wenn der Papierverbrauch massiv gesenkt werden kann. Der Staat ist verpflichtet, die Kosten für die öffentlich notwendigen Verwaltungsarbeiten der Behörden zu minimieren. Durch die Einführung der elektronischen Akte ist das ein machbares Ziel, welches zudem viele weitere positive Auswirkungen im Alltag von Behörden und Bürgern hat. Die private Wirtschaft profitiert bei dieser Form von Aktenverwaltung vor allen in den Bereichen der Arbeits- und Prozesseffizienz und kann die Kosten für den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Die Implementierung von digitalen Strukturen ist ein Muss der Zeit und hiervon können weder öffentliche Einrichtungen, noch private Unternehmen ausgenommen werden.

 

Die Vorteile in der Kurzübersicht:

  • Kosteneinsparungen
  • Steigerung der Effizienz
  • digitales Arbeitsumfeld wird möglich

Was ist „Ersetzendes Scannen“?

„Ersetzendes Scannen“ bezeichnet die digitale Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) und die anschließende Vernichtung des Originals. Dieses Verfahren ermöglicht eine elektronische Aktenverwaltung bei gleichzeitigem Verzicht auf papierbasierte Prozesse.

Hier stellt sich die Frage: Dürfen alle Papierdokumente nach dem Scannen einfach vernichtet werden?

Papierdokumente scannen und vernichten ist in den meisten Fällen erlaubt und sogar ökologisch erwünscht. Allerdings gibt es Ausnahmen bei der elektronischen Verwaltung. So sind zum Beispiel steuerliche Dokumente wie Jahresabschlüsse, Urkunden und notariell beurkundete Verträge im Original zu bewahren. Grundsätzlich gilt bei der elektronischen Verwaltungsarbeit auch, dass für die Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente Sorgfalt getragen werden muss. Genauere Informationen zum Thema digitale Aktenverwaltung sind den GoBD zu entnehmen.

 

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Die Einführung neuer und digitaler Prozesse ist immer mit einem enormen Aufwand verbunden. Wir unterstützen Sie auf allen Ebenen und sorgen so gemeinsam dafür, dass dieses Vorhaben zu einem erfolgreichen Ende gebracht werden kann!

Was ist eine elektronische Aktenführung?

Bei der elektronischen Aktenführung werden sämtliche Daten, die bisher auf Papier festgehalten wurden, in eine einheitliche und übersichtliche elektronische Akte überführt. Diese dient als Grundlage für weiterführende Prozesse und kann für verschiedene alltägliche Aufgaben verwendet werden.

Was gehört in eine E-Akte?

Hierfür gibt es rechtliche, aber auch ganz praktische Vorgaben. Diese hängen vom jeweiligen Verwendungszweck ab. Grundsätzlich ist es so, dass in einer E-Akte quasi alle Informationen zu einem Kunden gespeichert werden können.

Wie funktioniert eine E-Akte?

Eine E-Akte ist quasi die Grundakte, die die wichtigen und relevanten Informationen über einen Kunden beinhaltet. Sie dient als Grundlage für alle weiterführenden Prozesse und Aufgaben. Sie kann von mehreren Nutzern mit genutzt werden, was die tägliche Arbeit deutlich erleichtert.

Wie läuft die Einführung der E-Akte ab?

Dieser komplexe Prozess wird durch uns begleitet und im Rahmen der Vorgaben müssen viele einzelne Maßnahmen durchgeführt werden. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Software und sorgen dafür, dass Sie die notwendigen maßgeschneiderten Lösungen direkt nutzbar machen können.

So können Sie mit dataglobal das digitale Zeitalter einläuten

Die Einführung von neuen und digitalen Systemen ist eine Veränderung, die verschiedene Auswirkungen haben kann. Als Unternehmen für den digitalen Arbeitsplatz hat dataglobal Lösungen und Produkte entwickelt, die passgenau auf die individuelle Situation hin zugeschnitten und genutzt werden können. Sie werden in keinem Moment der Umstellung alleine gelassen und können gemeinsam mit den Experten das bestmögliche Ergebnis erreichen. Möglich wird das auf der einen Seite durch hochwertige Softwarelösungen, aber auch durch die praktische Umsetzung und direkte Implementierung von bestehenden Prozesse in das neue und digitale Arbeitsumfeld. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Komponenten einer Software, die Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten wird und so ein wirklicher Gewinn für die Behörde oder das Unternehmen sein kann.