Das digitale Vertragsmanagement

Mit dataglobal Verträge abteilungsübergreifend und strukturiert verwalten

dataglobal – Ihre Software Lösung für Vertragsmanagement

Ein Vertragsmanagementsystem ist nur so gut, wie die Struktur, die dahinter steht – und diese wird zu einem maßgebenden Kontingent von der jeweiligen Vertragsmanagement Software bestimmt. Die Software von dataglobal stellt nicht nur ein modernes Vertragsmanagementsystem bereit, sondern senkt gleichzeitig Kosten, reduziert Risiken, spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Im modernen Zeitalter werden Dokumente überwiegend digital verwaltet, wobei im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit der Zugriff, die Bearbeitung und das Teilen jederzeit möglich ist. So erscheint es sinnvoll, auch Dokumente wie Verträge digital zu verwalten.

Erfolgreiche Vertragsverwaltung

Eine Frau arbeitet mit der digitalen Vertragsverwaltungs-Software von dataglobal

Ohne eine qualifizierte Software-Lösung ist gutes Vertragsmanagement kaum mehr möglich. Unabhängig von der Unternehmensgröße baut ein Unternehmen über die Jahre immer mehr Beziehungen zu seiner Umwelt auf. Diese Beziehungen, etwa mit neuen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern, basieren alle auf schriftlichen Vertragsbeziehungen. Die gesellschaftlichen Entwicklungen zeigen, dass Beziehungen durch zunehmende Regulierungen und Richtlinien eine Vertragsform benötigen. Der Einsatz von Software im Bereich Vertragsmanagement-Lösungen eignet sich für jegliche Vertragsarten:

 

  • Miet-, Leasing- und Kaufverträge
  • Dienstleistungs-, Wartungs- und Supportverträge
  • Kooperations- und Arbeitsverträge
  • Darlehensverträge
  • sonstige Verträge

Vorteile mit der Vertragsmanagement Software von dataglobal

Die digitale Vertragsmanagement-Software von dataglobal bringt Struktur und Ordnung in Ihr bisheriges Vertragsmanagement-System. Durch digitales Vertragsmanagement müssen Ihre Mitarbeiter Verträge nicht mehr analog bearbeiten. Fehler in der Bearbeitung und zeitaufwändige Prozesse werden somit vermieden. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Ihre zugriffsberechtigten Mitarbeiter einfach und mobil zusammenarbeiten. Indem Sie Ihre Dokumente zeitgemäß digitalisieren und im Anschluss strukturiert ablegen, sorgen Sie für mehr Sicherheit im Umgang und in der Aufbewahrung mit sensiblen Daten. Sie müssen keine Sorge haben, dass Dokumente verloren gehen oder Zeit verschwenden, um diese zu suchen. Effektives Vertragsmanagement beugt Risiken vor und verhindert, dass Sie vermeidbare Kosten tragen müssen. Vermeidbare Kosten entstehen, wenn wichtige Fristen, Termine oder Melde- und Kontrollpflichten nicht eingehalten werden. Ein passendes Vertragsmanagement-Tool sichert Sie vor derartigen Versäumnissen und behält den Überblick für Sie!

 

Vertragsmanagement innerhalb verschiedener Abteilungen

Das Thema Vertragsmanagement spielt in fast allen Abteilungen eine Rolle. Es fängt bereits damit an, wenn der Vertrieb oder der Einkauf Verträge mit seinen Kunden, Partnern oder Lieferanten schließt oder wenn im HR Arbeitsverträge mit neuen Mitarbeitern geschlossen werden. Abteilungen wie der Kundenservice, die Revision oder das Controlling benötigen dann Einsicht in die jeweiligen Verträge, um sich über kundenspezifische Vertragsinhalte zu informieren, die Audit-Fähigkeit von Verträgen zu optimieren oder Planungen anhand bestehender Verträge aufzustellen. Selbst die Geschäftsführung benötigt diese Informationen, um Vertragsrisiken abzuwägen oder Verträge zu unterschreiben. Eine strukturierte Darstellung in der digitalen Vertragsverwaltung durch die passende Software ist abteilungsübergreifend sinnvoll. Unproduktive Prozesse, doppelte Arbeit, Suchkosten und Probleme in der Zusammenarbeit durch asymmetrische Informationsverteilung können so vermieden werden. Mit einer Software für digitales Vertragsmanagement ermöglichen Sie Ihren zugriffsberechtigten Mitarbeitern abteilungsübergreifend einfache Zusammenarbeit und schlanke Prozesse.

 

Jetzt unsere kostenlose Demo testen!

abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit der digitalen Vertragsmanagement-Software

FAQ: Häufig gestellte Fragen – hier unsere Antworten!

Wir haben eine Liste von häufig gestellten Fragen zusammengestellt, damit Sie besser verstehen, was eine digitale Vertragsverwaltung-Software kann und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig ist. 

Was versteht man unter Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement (oder auch Contract Management) beinhaltet das Managen sämtlicher Tätigkeiten innerhalb der Vertragsabwicklung, -verwaltung und -anpassung: von den Verhandlungen bis hin zur Unterzeichnung und darüber hinaus. Es beinhaltet nicht nur das Archivieren von Dokumenten, sondern auch die Gewinnung von Strukturen, die Überwachung von vertraglichen Pflichten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vieles mehr.

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Vertragsmanagement ist als Teil des internen Kontrollsystems in jedem Unternehmen essenziell, um gesetzlichen, vertraglichen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben gerecht zu werden. Zudem birgt mangelhafte Vertragsverwaltung rechtliche Risiken und erzeugt vermeidbare Kosten. So zum Beispiel, wenn Kündigungsfristen nicht eingehalten werden oder vertragliche Pflichten versäumt werden. Daher ist es wichtig, seine Verträge in entsprechenden Strukturen zu verwalten.

Welche Vorteile hat das Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement senkt Kosten, reduziert Risiken, spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Informationen, die innerhalb eines funktionierenden Vertragsmanagementsystems in strukturierter Form vorliegen, sind leichter zugänglich, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können. Nicht nur die damit einhergehende Fehlerreduktion, sondern auch das Einsparen überflüssiger Prozesse sind hier anzuführen. Mit einer Software für digitales Vertragsmanagement können Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenarbeiten und gemeinsam die Vertragsverwaltung effektiv gestalten.

Was ist ein Vertragsmanagementsystem?

Innerhalb eines Systems werden anhand vorherrschender Prinzipien Bestandteile bewusst an- und zugeordnet. Nur so kann Struktur aufgebaut, Ordnung geschaffen und Überblick gewährleistet werden. Ein Vertragsmanagementsystem ist der digitale Weg, seine Verträge zu ordnen, zu verwalten und zu überwachen. Rechtliche Angelegenheiten in Form von Verträgen werden digital und systematisch gehandhabt, wodurch die Vertragsverwaltung transparenter wird.

Warum digitales Vertragsmanagement?

Eine Software für digitales Vertragsmanagement kann nachvollziehbare Dokumentation, revisionssichere Archivierung und die damit einhergehende Sicherheit besser gewährleisten. Vertragsverwaltung, die digital erfolgt, kann leichter abteilungsübergreifend erfolgen und ist auch mobil möglich. Mit den smarten Funktionen einer Vertragsmanagement Software können Vertragsvorlagen automatisiert erstellt werden, spezifische Vertragsdaten intelligent gesucht werden und vieles mehr.