E-Akte mit dataglobal: Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Gestalten Sie Ihre Dokumenten-Verwaltung digital, einfach und sicher

Alles im Blick mit der elektronischen Akte

Die elektronische Akte ist das Gegenstück zur herkömmlichen Akte in Papierform. Bei der digitalen Akte werden wie bei der Papierakte alle Dokumente und Informationen rund um einen Prozess in einer Ablage verwaltet – eben nur digital. Es spielt keine Rolle, ob das Dokument bereits digital oder in Papierform vorliegt. Sie können physische Dokumente per Scan einfach digitalisieren, sicher archivieren und mithilfe von elektronischer Aktenführung im digitalen Ordner verwalten. Die digitale Akte basiert auf der Anwendung smarter Lösungen. Bei dataglobal nutzen wir ein Dokumenten-Management-System. Die Software archiviert alle unternehmensrelevanten Daten und bildet so die optimale Grundlage für das Nutzen von elektronischen Dokumenten und Akten.

Der Unterschied zur Papierakte ist, dass digitale Akten die Zusammenarbeit im Unternehmen vereinfachen. Orts- und zeitunabhängig können mehrere Nutzer direkt auf die elektronische Akte zugreifen. Dies schafft Transparenz für alle Mitarbeiter. Informationen sind schnell auffindbar und auch der aktuelle Bearbeitungsstand kann direkt angezeigt werden.

Ihre Vorteile durch die digitale Akte

Automatische und revisionssichere Ablage

Automatische und revisionssichere Ablage

Die elektronische Akte nutzt ein Dokumentenmanagement als Grundlage. Dieses stellt sicher, dass alle Daten rund um Ihr Unternehmen automatisch und revisionssicher an einem Ort archiviert werden. Zudem können Sie mit einer E-Akten-Lösung sicher gehen, dass dank smarter Regeln Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

 

 

 

Effiziente Zusammenarbeit

Effiziente Zusammenarbeit

Die digitale Akte ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team zur gleichen Zeit auf eine Akte zuzugreifen. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ohne Informationsverlust wird mit der elektronischen Form sichergestellt. Durch das Dokumenten-Management-System können Sie zudem immer nachvollziehen, welche Änderungen durch welchen Nutzer vorgenommen wurden.

 

 

 

Direkte Verknüpfung von Informationen

Direkte Verknüpfung von Informationen

Die digitale Akte ist nicht nur moderner als ihr Vorgänger, sondern auch smarter. Informationen und Daten aus der elektronischen Akte können direkt mit Workflows verknüpft werden. So finden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen einfach, schnell und sicher die passenden Informationen zum aktuellen Vorgang.

 

 

Papierloses Büro

Papierloses Büro

Elektronische Aktenführung macht Ihr Unternehmen fit für die digitale Transformation. Zusätzlich verhindert sie auch Papierchaos in Ihrem Unternehmen. Durch die elektronische Verwaltung sparen Sie einiges an Papier und reduzieren so Ihren ökologischen Fußabdruck.

 

 

E-Akte einführen: So gelingt der Umstieg auf digitale Aktenführung

Bevor Sie mit dem Umstieg beginnen, sollten Sie den aktuellen Zustand Ihrer physischen Aktenstruktur analysieren. Hierbei sollten Sie auch die korrespondierenden Arbeitsprozesse und Workflows berücksichtigen. Dadurch können Sie herausfinden, welche Strukturen sie übernehmen möchten und welche noch mit der Digitalisierung angepasst werden müssen.

1. Auswahl einer geeigneten Software: Wählen Sie eine Software aus, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Sie sollte Ihnen erlauben, die digitale Akte leicht zu verwalten, schnell zu durchsuchen und zu teilen. Achten Sie auch auf die Integration mit anderen Systemen, die Sie bereits nutzen.

2. Datensicherheit: Ein wichtiger Aspekt beim Umstieg hin zur elektronischen Aktenverwaltung ist die Sicherheit Ihrer Daten. Sie müssen sicherstellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Stellen Sie sicher, welche Mitarbeiter auf welche Inhalte der jeweiligen e-Akten zugreifen können.

3. Einführung in Phasen: Führen Sie die Umstellung schrittweise durch, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen oder übersehen werden. Die Einführung von elektronischen Akten ist ein Prozess, der kontinuierlich verbessert werden kann.

Zudem sind mit der konsequenten Einführung der digitalen Akte folgende Schritte verbunden:

  • Ablösung der Papierakte als bisher führendes Aktensystem
  • Manuelle und/oder automatisierte Verknüpfung aller aktenrelevanten Dokumente und E-Mails in elektronischer Form zur Ablage in der E-Akte
  • Einführung eines zentralen Scan-Prozesses:
    • aktenrelevante Papierdokumente werden durch eine interne Scan-Stelle oder externe Dienstleister digitalisiert
    • externe Posteingänge in Papier werden im Regelfall direkt mit dem Posteingang gescannt und in elektronischer Form der zuständigen Organisationseinheit zur Bearbeitung und Veraktung weitergeleitet
    • Papier-Originale werden unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen grundsätzlich vernichtet

Smarte Verknüpfungen mit der elektronischen Akte

Oftmals stellt die klassische Akte in Papierform Mitarbeiter vor großen Rätseln: Wer hat aktuell die Akte? Wo wurde das Dokument abgelegt? Wer hat zuletzt an der Akte gearbeitet? Die Konsequenz: durch die Papierakte gehen Wissen verloren, Arbeitsprozesse verzögern sich, Ressourcen für hohe Suchaufwände werden benötigt und zuletzt wächst der Frust bei Ihrem Team. Dabei ist die Lösung für diese Herausforderungen einfach und schnell umgesetzt.

Mit E-Akten legen Sie einen wichtigen Baustein für den Weg zum Digital Workplace. Digitale Akten sind nicht nur das moderne Pendant zur herkömmlichen Akte, sondern auch noch smart und revisionssicher. Sie und Ihr Team finden ohne langes Suchen alle elektronischen Inhalte in einem digitalen Ordner. Durch smarte Verknüpfungen wird die digitale Akte mit relevanten Abläufen und Prozesse direkt im System vernetzt. So gestalten Sie Ihre Workflows effizient und vermeiden Fehlerquellen.

dataglobal E-Akte für smarte Verknüfung von Informationen
Compliance sichern mit der dataglobal E-Akte

Sicherer als Ihr Aktenschrank: die E-Akte erfüllt Compliance-Ansprüche

Während Ihr Aktenschrank nur vor unerlaubten Zugriff geschützt wird, kann eine digitale Akte weit mehr im Bereich Sicherheit. Mit der elektronischen Aktenführung von dataglobal bestimmen Sie, wer Zugang zur digitalen Akte bekommt und wer nicht. Sie können zu jeder Zeit bestimmen, welche Mitarbeiter auf welche Inhalte der Akte zugreifen können. Durch die Digitalisierung Ihrer Akten wird das Suchen nach dem Schlüssel für den Schrank somit überflüssig.

Aber nicht nur der Zugriff kann exakt bestimmt werden. Auch die Aufbewahrungsfristen können innerhalb des Dokumenten-Management-Systems genau definiert werden. Die dataglobal Software erkennt automatisch Dokumentarten und ordnet diesen aufgrund smarten Regeln festgelegte Aufbewahrungsfristen zu. So ist keine zusätzliche Ressource Ihres Teams notwendig, um Dokumente zu prüfen und sicher zu archivieren. All dies übernimmt die elektronische Aktenführung von dataglobal für Sie.

dataglobal E-Akte

Anwendungsbereiche der E-Akte

Von Personalakte bis hin zur Projektakte – egal für welchen Bereich Sie die eAkte nutzen möchten, mit dataglobal passen wir unsere Lösung individuell an Sie an. Durch das grundlegende Dokumenten-Management-System gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für die elektronische Akte. 

  • digitale Personalakte
  • digitale Auftragsakte
  • digitale Projektakte
  • digitale Kundenakte
  • digitale Lieferantenakte
  • digitale Vertragsakte
  • digitale Rechnungsverarbeitung
dataglobal E-Akte Demo buchen

Tschüss Papierakte, hallo E-Akte!

Sind Sind Sie bereit für ein papierloses Büro? Mit der Digitalisierung bekämpfen Sie aktiv Papierchaos. Aber Sie schaffen nicht nur für die Umwelt einen Vorteil, sondern auch für Ihre Prozesse und Mitarbeiter.

In einem gemeinsamen Demo-Termin zeigen wir Ihnen, wie einfach die Einführung von digitalen Akten ist und wie Sie durch die Nutzung von elektronischen Akten richtig sparen können.

 

Mehr Effizienz mit der elektronischen Akte

Wie die Einführung der eAkte funktioniert und welche Vorteile Sie durch diesen Schritt gewinnen können, erfahren Sie in unserem Whitepaper.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was ist eine elektronische Akte (eAkte) und welche Vorteile bietet sie gegenüber herkömmlichen Papierakten?

Eine elektronische Akte (eAkte) ist eine digitale Form einer Papierakte, die alle Informationen und Dokumente enthält, die für einen bestimmten Anwendungsfall oder ein Projekt relevant sind. Die eAkte ersetzt die physische Papierakte und ermöglicht eine effizientere und kostengünstigere Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung und Übertragung von Informationen.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Akte und einem DMS?

Ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist ein System zur elektronischen Verwaltung von Daten und regelt die Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung digitalisierter Dokumente. Die E-Akte, auch digitale Akte genannt, ist die nachvollziehbare, strukturierte und sichere elektronische Ablage aller aktenrelevanten Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall. Der Unterschied zwischen einer E-Akte und einem DMS ist somit, dass eine E-Akte ein spezialisiertes elektronisches System ist, dass nur bestimmte aktenrelevante Dokumente verwaltet, während ein DMS allgemeiner und vielseitig anwendbar ist. 

Welche rechtlichen Vorgaben und gesetzlichen Regelungen müssen bei der Einführung und Nutzung einer E-Akte beachtet werden? 

Die rechtlichen Vorgaben und gesetzlichen Regelungen, die bei der Einführung und Nutzung einer E-Akte beachtet werden müssen, können je nach Land oder Region unterschiedlich sein. Einige allgemeine Vorgaben betreffen allerdings folgende Themen: Datenschutz, Archivierung, Zugriffskontrolle, Authentifizierung und Identifizierung; rechtliche Aufbewahrungsfristen und weitere.