Dokumentenarchivierung mit dataglobal

Das elektronische Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem dg archive von dataglobal bietet umfangreiche Funktionen für die komfortable Bearbeitung, sichere Archivierung und effiziente Verwaltung von Dokumenten. Durch maßgeschneiderte Konnektoren für die Integration und Anbindung aller unternehmensrelevanten Datenquellen ist dg archive ein Rückgrat für alle Ihre Archivanwendungen – heute und in der Zukunft!

Datenmanagement

Programmierschnittstelle RESTfulAPI: über diese leistungsfähige Schnittstelle dg connect RESTfulAPI kann dg archive einfach in unterschiedlichste Infrastrukturen integriert werden und so individuelle Anforderungen erfüllen. Die Schnittstelle zeichnet sich durch vielfältige Funktionen für die Anlage, Modifikation, Export, Indexierung und Suche von Dokumenten aus. Damit eignet sich dg connect RESTful API für das komfortable Management von archivierten oder zu archivierenden Daten in Windows- oder Java-Anwendungen und die Implementierung von kundenspezifischen Archivlösungen, wie z. B. für die Archivierung von Daten aus ihren bestehenden Geschäftsanwendungen. dg connect RESTful API unterstützt Multi-User-Anwendungen und eignet sich damit insbesondere für Web-Anwendungen.

Office-Dateien: Microsoft Office-Dokumente (Word, Excel und PowerPoint) können auch innerhalb von e-Akten neu angelegt und direkt im WebClient bearbeitet werden. Anwender haben damit einen bedeutenden Produktivitätsvorsprung und müssen den WebClient als führende Anwendung nicht verlassen. Alternativ können Microsoft Office-Dokumente auch mit der Funktion Open in Browser geöffnet und bearbeitet werden. Dies ist besonders in der mobilen Ansicht des WebClient von Vorteil. Hierfür stehen dem Anwender die lizenzpflichtigen Funktionen Open in Office oder Open in Browser zur Verfügung.

Smarter Arbeiten mit E-Akten: flexible Strukturen für die Ablage unterschiedlichster Dokumente werden entweder durch den Anwender selbst als Mappen erstellt oder es werden Hierarchien aus bestehenden Metadaten aufgebaut. Anwender können mit dem WebClient Dokumente hochladen und indexieren. Beim Erfassen der Dokumente können Mappen angelegt, Dokumenttypen zugewiesen und Indexattribute zugeordnet werden.

Zusammenarbeit und Dokumente teilen: dg archive bietet leistungsfähige Funktionen zum Teilen von archivierten Dokumenten. Unterschiedlichen Methoden wie private- oder öffentliche Links ermöglichen es differenzierte Szenarien abzubilden. Eine Zwei-Faktor Authentifizierung und ein flexibles Ablaufdatum für geteilte Links helfen die Zusammenarbeit zu steuern. Integrierte Benachrichtigungen ersparen dem Anwender zeitaufwändige Rückfragen bei Dokumentenzugriff oder geänderten Bearbeitungsständen.

SAP: dataglobal CS archiving for SAP solutions schafft die Voraussetzungen zur Archivierung und Bereitstellung von Daten aus SAP-Systemen. Die Anwendung implementiert die von SAP definierte SAP ArchiveLink Schnittstelle. Diese Daten können ausgehende SAP-Belege, Drucklisten, Archivdateien (REO), eingehende Papierbelege, sowie Dateien von Front-End Applikationen oder auch Drittsystemen sein. Weiterhin für Anwender eine Recherche in SAP-Dokumentenbeständen außerhalb des SAP Systems möglich da die Attribute der zugehörigen SAP-Objekte mit den Dokumenten im Archiv verknüpft werden.

Compliance

Um Ihre Compliance-Richtlinien einzuhalten, ist ein regelkonformes Verhalten im Umgang mit Daten unerlässlich. Für jedes Unternehmen ist die Einhaltung der Compliance beim Bearbeiten, Aufbewahren und Löschen von Daten ein Muss. Die Implementierung individueller Regeln zur Aufbewahrung und Löschung (Information Lifecycle Management / ILM) anhand eines internen Kontrollsystems erfüllt diese Ansprüche. Durch verbesserten Informationszugriff können gesetzliche Anforderungen leicht eingehalten werden. dataglobal CS for SAP solutions überwacht Aufbewahrungsfristen. Diese Anwendung  implementiert die von SAP definierte SAP ILM-Schnittstelle. Damit können Sie plattformübergreifend Compliance Anforderungen abbilden.

E-Mail-Archivierung:​ dg mail dient der langfristig sicheren Aufbewahrung von Exchange-Elementen in dg archive. Die sicherere Ablage von Exchange-Dokumenten sorgt dafür, dass gesetzliche Vorschriften erfüllt werden, welche die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation​ unternehmensinterner Prozesse fordern. Das integrierte Retention Management stellt umfangreiche Möglichkeiten bereit, um archivierte Daten und deren Aufbewahrungsfristen einfach und sicher zu verwalten und zu überwachen. Einerseits werden so die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, andererseits werden Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist regelgerecht entsorgt.

Archivierung

dg archive bietet die Möglichkeit, die Dokumente in getrennten Bereichen, den sogenannten Departments, zu archivieren. Departments bilden logische und physische Einheiten, die durch eine Reihe spezifischer Parameter in funktionaler (Zugriffsberechtigungen, Indexdaten, Dokumenttypen, etc.) und technischer (Speichersysteme, Datenbank, etc.) Hinsicht unterschiedlich konfiguriert werden können. dg archive stellt dem Anwender umfassende Funktionen für die Erfassung, Indexierung, Bearbeitung, Recherche und Anzeige von Dokumenten zur Verfügung. Durch die gleichzeitige Arbeit mehrerer Benutzer am selben Dokument könnten unter Umständen nur schwer nachzuvollziehende Inkonsistenzen entstehen. Daher stellt dg archive für versionierbare Dokumente einen Check In/Check Out-Mechanismus zur Verfügung. Das elektronische Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem dg archive von dataglobal bietet umfangreiche Funktionen für die komfortable Bearbeitung, sichere Archivierung und effiziente Verwaltung von Dokumenten und kann einfach in unterschiedlichste Infrastrukturen integriert werden.

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