Die digitale Kundenakte

Mit dataglobal haben Sie alle Kundendaten in einem System

Noch näher am Kunden

Die Digitalisierung sämtlicher Informationen über den Kunden sorgt dafür, dass Dokumente und Kundendaten jederzeit und überall verfügbar sind. Bei jedem Kundenkontakt stehen alle Daten über das Tablet, das Smartphone oder dem Laptop bereit. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jede Frage direkt beantworten. Stellen Sie gemeinsam mit dataglobal sicher, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit Zugriff auf die digitale Verwaltung der Kunden haben.

Zentrale Dokumentenverwaltung: Für jede Abteilung eine elektronische Akte

Vorschau digitale Kundenakte

Es stehen meist mehrere Abteilungen mit dem Kunden in Kontakt. Die Konsequenz: Viele Kundendaten aus verschiedenen Systemen, wie SAP oder Office 365 und dazu auch noch unterschiedliche Ablageorte, auf welchen nicht jeder Mitarbeiter Zugriff hat. In diesem Fall ist es notwendig, dass an einer zentralen Stelle alle Informationen der digitalen Kundenakte zusammengeführt und in elektronischer Form bereitgestellt werden.

Die einzelnen Dokumente müssen immer verfügbar sein, denn auf diese Weise erreichen Sie maximale Flexibilität. Die verschiedenen Abteilungen haben so den direkten Zugriff auf alle Kundendaten. Sie stehen immer im Kontakt und Austausch mit allen kontextbezogenen Teams. Im digitalen Archiv können alle Informationen abgerufen und Veränderungen an den Dokumenten jederzeit nachverfolgt werden.

Bessere Servicequalität mit der digitalen Kundenakte

Selbst kleinere Unternehmen profitieren bereits von einer digitalen Aktenverwaltung. Durch die Digitalisierung der Dokumente stehen Ihnen alle Informationen in der Kundenakte immer zur Verfügung. Bei jedem Kundenkontakt können Sie ohne Suchaufwand Dokumente und Daten elektronisch einsehen. Die digitale Aktenverwaltung erlaubt allen Mitarbeitenden den mobilen Zugriff. Alle Handlungen sind dadurch speziell auf die Kundschaft abgestimmt.

Ihre Vorteile der digitalen Kundenakte von dataglobal

Jedes Unternehmen nimmt die Vorzüge der digitalen Aktenverwaltung schnell wahr. Die Arbeitsentlastung und die Kostenersparnis sind eine Erleichterung. Durch die Berücksichtigung der DSGVO können wir bei unserer Lösung individuelle Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Der geringere Papierverbrauch schützt nicht nur die Umwelt, sämtliche Arbeitsabläufe werden zudem beschleunigt.

Alles im Blick: Immer auf dem aktuellsten Stand

Durch die digitale Aktenverwaltung können alle Informationen jederzeit aufgerufen werden. Sämtliche Prozesse rund um Ihre Kunden behalten die Mitarbeitenden von überall im Griff. Veränderungen werden sofort in der Aktenverwaltung digital gespeichert und protokolliert. Alle Mitarbeitenden können sich zudem via notifications direkt über Änderungen informieren lassen. Dies schafft völlige Transparenz in der gemeinsamen Ablage.

Umfangreiche Suchfunktionen

Kundenfragen können durch die digitale Aktenführung von Kundeninformationen schnell beantwortet werden. Nutzt die Aktenverwaltung unser Dokumentenmanagement System, werden Daten einfacher gefunden. Die Suchparameter helfen dabei, dass die passenden digitalen Dokumente direkt zur Hand sind und das Durchsuchen großer Aktenberge aus Papier entfällt. Die zeitliche Einsparung freut die Kundschaft und die Mitarbeitenden.

Automatische Dokumentation

Sämtliche Aufgaben werden innerhalb der Software per Workflow organisiert. Die Akten werden digital überwacht. Die Automatisierung der Prozesse geschieht vollständig elektronisch. Die Inhalte und Aufgaben werden auf diese Weise den richtigen Ansprechpartner zugewiesen und gesichert. 

Verteilung von Zugriffsberechtigungen

Sie können für die Kundenakte individuelle Nutzerrechte einrichten und sind so vor Fremdzugriffen geschützt. Innerhalb der digitalen Archivierung ist zu erkennen, welcher Mitarbeitende eine Veränderung vorgenommen hat. Die Verwaltung der Zugänge jedoch liegt bei einzelnen Personen. So wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeiter die passenden Zugriffe auf Daten erhalten. 

Entdecken Sie in einem gemeinsamen Demo-Termin diese und weitere Vorteile von unseren Kundenakten Software.

Digitale Kundenakte und ihre Möglichkeiten

  • Direkter Zugriff auf alle Daten und Dokumente rund um Ihre Kunden
  • Keine Medienbrüche: Ein System mit den aktuellsten Informationen
  • Zu jeder Frage die richtige Antwort: Ständiger Zugriff auf alle Unterlagen
  • Zentrale Ablage für alle Prozessbeteiligten 
  • Papierloses Büro
  • Schnellere Prozesse durch die Digitalisierung aller Informationen
  • Integration der Kundenakte in andere Anwendungen, wie zu Beispiel CRM-Systeme, Salesforce
„Die ursprünglich unter reinen Compliance- und Infra­struktur-Gesichts­punkten geplante unternehmens­weite Archivierung ist mittler­weile ein wesentliches Fundament für die Optimierung und die Digitalisierung der MEILLER-Geschäfts­prozesse.“
Richard Lind, ITF.X. MEILLER

FAQ: Die häufigsten Fragen rund um das Thema digitale Kundenakte

Viele Menschen verharren in alten Gewohnheiten. Die Digitalisierung von Daten und Dokumenten kann beängstigend wirken. Es entstehen viele Fragen zum Umgang mit einer digitalen Akte. Die wichtigsten Antworten werden mit den folgenden Punkten beantwortet.

Was ist eine digitale Kundenakte?

In der digitalen Akte werden alle Informationen und Daten zu Kunden gesammelt und gemeinsam in einem Archiv revisionssicher abgelegt. Darüber hinaus können Prozesse rund um das Kundengeschäft digitalisiert und automatisiert werden.

Kann man Kundendaten automatisch archivieren?

Mit dataglobal CS werden alle Dokumente und Daten direkt im Dokumentenmanagement System archiviert – unabhängig davon, mit welcher Software das Dokument erstellt wurde. Durch die Anbindung an Systemen, wie SAP, Salesforce oder Outlook, werden die Dokumente automatisch im Archiv abgelegt. Sie müssen also keinen zusätzlichen Handgriff tätigen. 

Wie sicher sind die Daten der Kunden?

Durch die Verwendung von dataglobal CS sind die Angaben Ihrer Kunden jederzeit geschützt. Auch Aufbewahrungsfristen werden dank smarten Regeln zuverlässig eingehalten.

Sind elektronische Kundenakten DSGVO-konform?

Ja! Als deutscher Softwarehersteller kennen wir die Anforderungen an Daten. Gemeinsam mit Ihnen richten wir die Lösung für das Management Ihrer Informationen ein. Hier legen wir auch gemeinsam fest, wie die Daten aufbewahrt werden müssen. 

dataglobal entlastet Sie mit der innovativen Kundenakte

Gemeinsam wollen wir erreichen, dass die Entlastung für alle Mitarbeitenden spürbar ist. Ihr Unternehmen wird erleben, dass unsere Software dataglobal CS mit sämtlichen Tools den Arbeitsalltag erleichtert. Unsere Archivierung ermöglicht ihnen, die Berge von Akten Stapeln zu entsorgen. Die Zeit, die für das Suchen nach speziellen Informationen verloren ging, kann nun effektiver genutzt werden.

Experten dataglobal digitale Kundenakte