Für eine langfristige, sichere und effiziente Aufbewahrung von Exchange-Elementen
E-Mail-Management mit dataglobal
Unser heutiger E-Mail-Verkehr enthält immer mehr aufbewahrungspflichtige Informationen. Durch die Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mail-Kommunikation über alle Postfächer ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Dokumentation sichergestellt und gesetzliche Vorschriften werden erfüllt.
Features
dg mail dient der langfristig sicheren Aufbewahrung von Exchange-Elementen. Die Archivierung von Exchange-Dokumenten sorgt zuverlässig dafür,…
…dass gesetzliche Vorschriften erfüllt werden, welche die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation unternehmensinterner Prozesse fordern.
…dass bei Suchen auch Inhalte aus Dateianhängen berücksichtigt werden können (Volltextsuche auch in Anhängen für alle Dateiformate).
…dass die vollständige E-Mail-Kommunikation über alle Postfächer nachgewiesen werden kann.
…dass durch versehentliches oder absichtliches Löschen von E-Mails durch einen Benutzer Datenverlust ausgeschlossen werden kann.
…dass das Suchen über den gesamten E-Mail-Bestand für alle Benutzer mit Vollzugriff auf Exchange Journal Postfächer möglich ist.
…dass clientseitig die Lösung in Outlook und Outlook Web Access eingebettet ist und macht sie für Anwender dadurch einfach benutzbar.
Brieftaube, Postkutsche und Rohrpost war gestern –
E-Mail-Management ist heute!
Die Vorteile mit dg mail:
Exchange-Elemente archivieren
Exchange-Elemente werden bei der Archivierung zusammen mit vorhandenen Anhängen im Archiv abgelegt und werden – je nach Konfiguration – gelöscht oder durch ein Referenzelement ersetzt. Referenzelemente verhalten sich aus Anwendersicht wie Exchange-Elemente, d. h. sie können weitergeleitet, verschoben oder für eine Vorschau geöffnet werden. In der Compliance-Betriebsart können Referenzelemente sogar bedenkenlos gelöscht werden. Da die originalen Elemente sicher im Archiv liegen, können sie über die Suchfunktion von dg mail jederzeit wiedergefunden werden.
Anwender GUI Exchange-Plugin
dg mail bietet eine umfangreiche Suchfunktion, um archivierte Elemente anhand verschiedener Kriterien wiederzufinden. Grundsätzlich hat ein Anwender Zugriff auf alle Elemente, die aus seinen eigenen Exchange-Postfächern stammen. Ein entscheidender Vorteil für Anwender ist, dass bei der Suche mit dem Plugin auch Inhalte aus Dateianhängen berücksichtigt werden können. Zusätzlich kann ein Anwender in allen Postfächern, auf die er seitens Exchange mindestens Leserechte besitzt, archivierte Elemente recherchieren und anfordern.
Ergebnisordner
Der Ergebnisorder wird von dg mail automatisch im Anwenderpostfach angelegt und beinhaltet das Suchergebnis. Benutzer finden hier die Trefferliste basierend auf den gewählten Suchkriterien. Der Ergebnisordner enthält die gefundenen Referenzelemente.
Was stößt das Archivieren von Elementen an?
dg mail bietet zwei Möglichkeiten zum Archivieren von Outlook-Elementen. Zumeist werden zentrale Regeln in der dg mail Console eingerichtet, die bestimmen welche Elemente aus dem Postfach zu welchem Zeitpunkt archiviert werden. Diese Regeln können für die Anpassung an spezifische Anforderungen und Umgebungen schnell aus sogenannten Vorlagen abgeleitet werden. Die dg mail-Verwaltungskonsole wird als Snap-In für die Microsoft Management Console (MMC) installiert.
Konfigurationseinstellungen der dg mail Console
Damit die Verwaltung der Regeln für die Archivierung übersichtlich bleibt, arbeitet dg mail mit Vorlagen, die in Archivierungsrichtlinien für unterschiedliche Anwendungsfälle verwendet werden. Eine Vorlage ist ein Satz zusammengehöriger Einstellungen zu einem bestimmten Aspekt der Verarbeitung sowie eine Reihe von Filterkriterien, nach denen Elemente für die Archivierung ausgewählt werden. Folgende Vorlagen kennt das System:
Archivierungsvorlagen (Archiving Templates): Regeln, nach denen Elemente archiviert werden. Sie enthalten z. B. Informationen über den Ort und die Art der Archivierung, sowie Filterkriterien, nach denen Elemente für die Archivierung ausgewählt werden.
Ausschlüsse: Diese Einstellung bestimmt den Umgang mit Elementen, die als persönlich, privat oder vertraulich gekennzeichnet sind. Wenn eine der Optionen aktiv ist, werden die entsprechenden Elemente von der Archivierung ausgenommen und aus dem Journalpostfach entfernt.
Journaling-Archivierung: Im Rahmen des Exchange-Journalings werden alle Elemente der Benutzerpostfächer eines Informationsspeichers (Mailbox Store) automatisch als Kopie gespeichert. Dadurch wird sichergestellt, dass der E-Mail-Verkehr vollständig gesichert wird, bevor Elemente versehentlich oder wissentlich gelöscht werden können.
Authentifizierung: Modern Authentification wird unterstützt. Das bisher verwendete Authentifizierungsverfahren „Basic Authentication“ steht optional weiterhin zur Verfügung.
Aufbewahrungsvorlagen (Retention Templates): Diese kombinieren alle Vorgaben für die Fragestellung „Welche Eigenschaften eines zu archivierenden Elements bestimmen die Aufbewahrungsfrist?“.
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