Mobil, einfach, sicher: das Do­ku­ment­en­ma­nage­ment-System von dataglobal

Geschäftsprozesse und Workflows optimieren, Zeit und finanzielle Ressourcen sparen sind Ansprüche, die das moderne DMS von dataglobal erfüllt. 

Alle In­for­ma­tionen auf einen Blick: mit unserem Do­ku­menten­man­age­ment-System

Bei Verwendung einer DMS-Software sind Informationen auf einen Blick griffbereit, mühsames Suchen entfällt. Mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem behalten Sie die Übersicht über Ihre schriftlichen Dokumentationen und können diese anhand des nachvollziehbaren Bearbeitungsstatus überprüfen. Das DMS von dataglobal archiviert Ihre Daten rechtssicher. Sie können alle Dateien jederzeit und von jedem Standort aus abrufen.

Digitales Dokumentenmanagement: Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse!

Im digitalen Zeitalter wird eine moderne, digitalisierte Software zur Dokumentenverwaltung benötigt, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, Workflows zu verbessern, Arbeitszeit und Finanzen zu sparen. Automatisieren Sie Ihre Datenprozesse mit unserem DMS.

Führen Sie mithilfe einer modernen Software alle Daten auf einer einzigen Plattform zusammen. Auf diese Weise wird jede Abteilung die jeweils relevanten Informationen schneller finden. E-Mails, Angebote, Rechnungen und Lieferscheine können online angesehen und bearbeitet werden. Digitale Workflows stoßen Sie direkt im DMS an. Durch die Ablage aller Dokumente in digitaler Form ist gewährleistet, dass keine Datei verloren geht. Der aktuellste Bearbeitungsstand jedes Dokuments ist online direkt nachvollziehbar.

Der erste Schritt zum digitalen Arbeits­platz: das richtige Dokumen­ten­manage­ment-System

Ein digitaler Arbeitsplatz ist heute Voraussetzung, um Betriebsabläufe effizienter zu gestalten, beim Personalaufwand und der Archivierung zu sparen und Ausgaben für Papier zu senken.

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in Form einer modernen Software ist der erste Schritt zum digitalen Unternehmen. Bei so einem komplexen Projekt, das die Arbeit der Mitarbeiter verändert, können Sie sich auf professionelle Unterstützung durch Spezialisten wie dataglobal verlassen.

Gestalten Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement System smart

Ihre Angestellten arbeiten im Homeoffice? Ihr Unternehmen verfügt über mehrere Standorte? Die Digitalisierung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Daten müssen schnell und jederzeit verfügbar sein, abteilungsübergreifend bearbeitet und zentral abgespeichert werden können.

Gleichzeitig ist es notwendig, den Überblick über immer größere Datenmengen zu behalten. Nutzen Sie die Vorteile eines smarten Datenmanagements. Vermeiden Sie Datensilos, indem Sie Ihren Mitarbeitern uneingeschränkten Zugriff auf die Datenverwaltung ermöglichen. Datensilos können zu Effizienzverlust führen, Arbeitsvorgänge negativ beeinflussen und unnötige Kosten verursachen.

Die Hauptursache mangelhafter Datenverwaltung ist meistens ein ungeeignetes Datenmanagement. In vielen Betrieben werden noch immer eigenen Wege gegangen, um mit Dokumenten und Daten umzugehen. Dies führt in Konsequenz dazu, dass die benötigten Informationen gar nicht oder erst nach langem Suchen gefunden werden.

Mit einem einfach bedienbaren Dokumentenmanagement-System wie dem von dataglobal vereinheitlichen Sie Ihr Datenmanagement. Durch die richtige Speicherung der Daten mithilfe einer effizienten Software sorgen Sie für mehr Übersicht und optimieren Ihre Datenverwaltung. Gestalten Sie die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten sicher und effizient. Vermeiden Sie Sicherheitsrisiken und unnötige Personalkosten. Modernisieren und digitalisieren Sie Ihr Dokumenten-Management.

Bei einer unprofessionell gestalteten Dokumentenverwaltung besteht das Risiko, dass Compliance- und Datenschutz-Anforderungen nicht eingehalten werden. Ungeeignete Prozesse sowie Datensilos machen Vorgänge intransparent. Dateien in verschiedenen Bearbeitungszuständen, Dubletten, unauffindbare Dokumente beeinträchtigen Arbeitsabläufe und verursachen unnötige Kosten.

Schaubild Dokumentenmanagement-System dataglobal

Der digitale Arbeitsplatz von dataglobal stellt eine Lösung dar, mit der Sie Herausforderungen im Datenmanagement meistern.

Die smarte Archivierung ist die effizienteste Archivierungsmöglichkeit. Als optimale Ergänzung zum Dokumentenmanagement-System erhalten Sie mit dg archive eine übersichtliche, einfach zu implementierende Lösung.

Di­gi­talisieren Sie Ihre Ak­ten, damit Sie alle Dokumente auf einen Blick griffbereit haben. Mit einem effizienten Dokumentenmanagementsystem stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nie wieder lange und umständlich nach Informationen suchen müssen.

Optimieren Sie Ihre Work­flows, gestalten Sie die Zusammenarbeit, die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Daten und Dateien smart und digital. Mit einem Dokumentmanagement-System von dataglobal wird Ihre Dokumentenverwaltung einfacher und effizienter. Managen Sie Ihre Arbeitsabläufe zukünftig digital und nutzen Sie die Möglichkeit, unabhängig vom eigenen Standort auf alle Daten zuzugreifen.

Täglich erreichen eine Vielzahl elektronischer Nachrichten das Unternehmen. Die Kommunikation findet heutzutage größtenteils online statt. Um keine wichtigen Mitteilungen zu übersehen oder zu verlieren, sollten E-Mails richtig archiviert werden. Mit einer Kombination aus Daten-Dokumentenmanagement-System und E-Mail-Archivierung erreichen Sie, dass keine Nachrichten verloren gehen. Die elektronische Archivierung hilft Ihnen, E-Mails zu ordnen und richtig abzulegen.

Versionierung von Dokumenten bedeutet, jede Änderung an einem Dokument oder einer Datei zu dokumentieren. Dies geschieht dadurch, dass alle Dateien nach dem Ändern im Archiv als aktualisierte Version gespeichert und mit einer Versionsnummer abgelegt werden. Die Versionsverwaltung kommt vor allem bei der Ablage Quelltexten zum Einsatz. Die automatische Versionierung wird aufgrund ihrer Effizienz bei unterschiedlichsten Büroanwendungen genutzt.

Eine revisionssichere Archivierung muss gesetzliche Ansprüche erfüllen, zugleich sicher und effizient sein. Es geht darum, abgelegte Daten vor nachträglichen Abänderungen zu schützen und Manipulationen zu vermeiden. Alle Informationen sollen auffindbar und nachvollziehbar sein, verfälschungssicher und unveränderbar archiviert werden. Die genauen Anforderungen, die an eine revisionssichere Aktenführung und an die Dokumentenverwaltung gestellt werden, sind in der GoBD festgelegt.

Einfache und schnelle Text- und Schlagwortsuche zählt zu den Kriterien für ein gutes Dokumentenmanagement-System. Eine Software mit leistungsfähigen Suchfunktionen hilft, gesuchte Dokument mit wenigen Klicks zu finden. Bei der Schlagwort- und Textsuche wird zwischen einer umfassenden Volltextsuche, gezielter Metadatensuche sowie einer kombinierten Volltext- und Metadatensuche unterschieden.

Die Digitalisierung analoger Unterlagen gehört zu den wesentlichen Aufgaben einer modernen Datenverwaltung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie die Lösung von dataglobal helfen Ihnen beim Digitalisieren, Bearbeiten und Verwalten Ihrer Unterlagen.

DMS-Software und die wichtigsten Anforderungen:

Welche Anforderungen sollte eine effiziente DMS-Software erfüllen? Von Ihrem elektronischen Dokumentenmanagementsystem können Sie folgendes erwarten:

  • Automatisierung und Beschleunigung von Arbeitsprozesse
  • Maximale Dokumentensicherheit
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Effiziente, schnelle Erfassung von Belegen
  • Übersichtliche, zentrale und revisionssichere Archivierung aller Dokumente
  • Standortübergreifender Zugriff auf Ihre Dokumente und Dateien
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen, Mitarbeitern sowie mit Geschäftspartnern und Kunden
  • Optimierte Vorgangsbearbeitung und Fehlerminimierung
  • Bessere Übersicht und optimales Management Ihrer digitalisierten Dokumente
  • Kostenreduktion

dataglobal Integrationsmöglichkeiten

Sie wollen Ihr Dokumenten-Management modernisieren, Workflows verbessern und Arbeitsprozesse optimieren? In Ihrem Unternehmen gibt es aber eine Viel­­zahl unterschiedlichster Anwendungen? Die DMS-Software dataglobal CS ermöglicht Ihnen eine schnelle Daten­­integration. Unabhängig davon, ob Sie bisher Systeme wie Datev, Salesforce, Microsoft 365 oder andere Office-Systeme und Archive genutzt haben, führen Sie mit der DMS-Software dataglobal CS Ihre Informationen und unternehmens­­weiten Daten zusammen. Indem Daten, die im gemeinsamen Business-Kontext stehen, verknüpft werden, erhöhen Sie die Transparenz und wickeln Ihre betrieblichen Prozesse unkomplizierter und schneller ab.

Mithilfe von dataglobal-Schnitt­­stellen werden Dateien unterschiedlichster Applikationen in einem einzigen digitalen Arbeits­­platz zusammengeführt. Integrieren Sie Dokumente und Daten aus Anwendungen wie SharePoint, SAP und E-Mails sowie direkt aus der Cloud und aus den MS Office-Anwendungen von Mitarbeitern und Abteilungen. Mit den dataglobal-Schnitt­stellen und -APIs erhalten Sie einen voll­ständigen Index zur über­­greifenden Informationssuche. Zukünftig haben Sie uneingeschränkt Zugriff auf alle durch externe Systeme gespeicherten Informationen zur Verfügung. Nutzen Sie die KI-gestützte, automatische und inhalts­­bezogene Daten­­klassifizier­ung über die APIs, um sich umständliche Suchprozesse zu ersparen. dataglobal CS bietet Ihnen durch naht­lose Integrationen Ihrer Anwendungen und Systeme eine effiziente Platt­­form.

Mehr über dataglobal CS und die Möglichkeiten, ein effizientes Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen zu nutzen, erfahren Sie bei einem Demotermin!

Ihr Nutzen durch unser DMS

Ein DMS bietet einen großen Nutzen. Die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software im Einzelnen sind:

  • Mehr Transparenz durch strukturierte Ablage elektronischer Dokumente
  • Flexibilität
  • Hohe Sicherheit 
  • Nachvollziehbarkeit beim Arbeiten mit digitalen Dokumenten
  • Besseres Fristenmanagement
  • Kostensenkung durch Optimierung von individuellen Arbeitsprozessen

Ihr Dokumentenmanagement – Ihre Schnittstellen

Im Unternehmen hat das Dokumenten-Management eine wichtige Funktion. Die digitale Ablage mithilfe einer modernen Software ermöglicht raschen Zugriff auf Dateien und Dokumente. Mit einem effizienten, einfach bedienbaren Dokumentenmanagementsystem koordinieren Sie das Verwalten und Bearbeiten von Daten. Die DMS-Software fungiert dabei als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Da Ihre Dateien zentral gespeichert werden, sind sie jederzeit und von jedem Standort aus abrufbar.

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So funk­tion­iert unser Dokument­en­manage­ment-System

Das Dokumentenmanagementsystem von dataglobal zeichnet sich durch einfache Bedienbarkeit aus. Die DMS Software-Lösung ermöglicht schnelles Bearbeiten von Dateien und erfüllt auch hohe Ansprüche. Wie unsere Dokumentenmanagement-System funktioniert, wie Sie Ihr DMS am besten nutzen und was Sie von unserer Software dataglobal CS erwarten können, zeigen wir Ihnen gern bei einem Demotermin!

Ausbau und Weiterentwicklung – dataglobal unterstützt Sie dabei

Wenn sich betriebliche Anforderungen ändern, können Erweiterungen des DMS Systems notwendig sein. dataglobal unterstützt Sie beim Ausbau und der Weiterentwicklung Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung mit flexiblen Lösungen, die exakt auf den Bedarf Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Dokumentenmanagement-System

Was versteht man unter einem Dokumentenmanagement-System?

Bei einem digitalen Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) handelt es sich um die datenbankgestützte Verwaltung elektronisch gespeicherter Dateien mithilfe einer modernen DMS Software. Ein gutes Dokumentenmanagement-System vereinfacht Arbeitsprozesse und gewährleistet die revisionssichere Archivierung von Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form.

Welche Abteilungen sollten mit einem Dokumentenmanagement-System arbeiten?

Grundsätzlich ist ein Dokumentenmanagementsystem für jedes Unternehmen, vom Familienbetrieb bis zum Großunternehmen und Konzern, geeignet. In der Vielzahl verfügbarer DMS Systeme lässt sich für jede Abteilung, jede Anwendung und jedes Unternehmen die passende Lösung finden. Da ein Dokumentenmanagement-System über vielfältige Einsatzmöglichkeiten verfügt, kann der Einsatz einer DMS Software die tägliche Arbeit wirksam unterstützen. Die Anforderungen, die an das Datensystem gestellt werden, können sich je nach Unternehmen und Abteilung voneinander unterscheiden. Mit dem DMS von dataglobal digitalisieren Sie Ihre Dokumente, optimieren Workflows, verschlanken Arbeitsprozesse und reduzieren Personalkosten. Die absolute Datensicherheit ist bei jeder Anwendung gewährleistet.

Welche DMS Systeme gibt es?

Dokumentenmanagement System Anbieter bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in verschiedenen Versionen an. Eine DMS Software besitzt eine Schlüsselfunktion auf dem Weg zum digitalisierten, papierlosen Büro. Ein DMS System wird passend zur Größenordnung des Unternehmens ausgewählt und kann im unternehmerischen Kontext ebenso wie im privaten Bereich eingesetzt werden. Es wird zwischen verschiedenen Arten von Dokumentenmanagementsystemen unterschieden. Die einfachste Form der Datenverwaltung sind die PDF-Verwaltung sowie die SAP Dokumentenverwaltung. Heutzutage wird vorwiegend auf digitale Dokumentenmanagementsysteme zurückgegriffen, da diese deutlich effizienter und schneller sind.

Was muss ein DMS System können?

Die Ansprüche an ein Dokumentenmanagement-System steigen ständig. Eine einfache Datenbank, in der Dateien abgespeichert werden, genügt längst nicht mehr. Ein modernes DMS System muss einfach bedienbar sein, Übersichtlichkeit und Flexibilität gewährleisten. Als umfassende Bürosoftware übernimmt unser System einen Großteil der administrativen Aufgaben. Die zentrale, digitale Bearbeitung und Archivierung aller elektronischen Dateien ist revisionssicher, transparent und jederzeit nachvollziehbar. Leichte Wiederauffindbarkeit gespeicherter Daten sowie die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten zählt ebenfalls zu den Kriterien, die das effiziente DMS System erfüllt.

Welche Art von Dokumenten gibt es?

Man unterscheidet zwischen verschiedenen Dokumenten-Arten. Dazu zählen Rechnungen, und Bestellungen ebenso wie Verträge und Protokolle, Belege, Lieferpapiere, Broschüren, Tabellen sowie eine Vielzahl weiterer Dokumenten-Formen. Digitale Versionen können in unterschiedlichsten Dateiformaten vorkommen. Durch die fortschreitende Digitalisierung wird die Dokumentenflut weiterhin rasant ansteigen und die Anwendung einer DMS Software erforderlich machen, um Workflows zu optimieren.