Die digitale Personalakte

Mit dataglobal haben Sie alle Daten an einem Ort

Schneller und digitaler Zugriff auf Ihre Unterlagen

Mit der digitalen Personalakte von dataglobal können Sie Ihre Personaldaten und Dokumente digitalisieren. Von Bewerbungsunterlagen bis hin zu Krankmeldungen und Verträgen – die elektronische Personalakte verwaltet Ihre Unterlagen an einem Ort und schafft so eine transparente Übersicht. Berechtigte Personen können mit der Software-Lösung von dataglobal auf alle Dokumente einfach, schnell und sicher zugreifen. Das beschleunigt nicht nur die HR-Prozesse in Unternehmen, auch Ihre HR-Mitarbeiter sparen sich Zeit bei ihren Aufgaben.

Die Zukunft von HR-Prozesse heißt digitale Personalakte von dataglobal

Digitale Personalakte mit dataglobal

In der aktuellen Digitalisierung sagen Unternehmen Papier und der analogen Aktenverwaltung den Kampf an. Papier ist nicht nur teuer, sondern gestaltet auch die Zusammenarbeit unübersichtlich und langsam. Darüber hinaus erfordern die Digitalisierung und Remote-Arbeitsmodelle ein Dokumentenmanagement, mit dem Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf Dokumente elektronisch zugreifen können. 

 

So wird sich auch die HR-Abteilung langfristig von Akten in Papierform trennen. Denn es liegt auf der Hand: Die digitale Akte ist praktischer, übersichtlicher und einfacher zu pflegen als ihr analoges Gegenstück. Zudem spart die Einführung von elektronischen Akten Platz. Die Software ermöglicht dem HR-Management standortunabhängigen Zugriff auf alle Daten. Und auch die Prozesse profitieren von wachsender Geschwindigkeit, Transparenz und Effizienz.

Ihre Vorteile der digitalen Personalakte von dataglobal

  • Alle relevanten Informationen an einem Ort. So haben Sie die volle Transparenz in Ihren Personalprozessen.
  • Erhalten Sie eine effiziente Zusammenarbeit durch digitale Workflows.
  • Sie und Ihr Team haben flexiblen Zugriff auf alle HR-Dokumente – unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice oder im Büro sind.
  • Mehr Platz und weniger Papier: Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch, indem Sie Ihre Akten digitalisieren.
  • Unser Webclient bietet Ihnen eine übersichtliche und einfache Oberfläche. So haben Sie mit einem Klick alle Aufgaben und Arbeitsschritte im Blick.
  • Mit unserer digitalen Lösung finden Sie gesuchte HR-Daten einfach und schnell. Das erhöht auch die Zufriedenheit Ihrer HR-Mitarbeiter.
  • Durch die revisionssichere Archivierung von allen Dokumenten halten Sie gesetzliche Vorgaben zuverlässig ein.

Entdecken Sie in einem gemeinsamen Demo-Termin diese und weitere Vorteile von unseren Personalakten Software.

Wie Sie HR-Dokumente gesetzeskonform verwalten

Digitale Personalakten enthalten viele persönliche Daten, die einen besonders sicheren Schutz benötigen. Dank unseres digitalen Dokumentenmanagements können Sie Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen einfach umsetzen.

Wie halten Sie den Datenschutz ein?

Im Personalmanagement fallen viele sensible Daten an. Die Aufgabe der HR-Abteilung ist es, diese Daten zu schützen. Unübersichtliche Papierakten erschweren jedoch diesen Auftrag. Um diese Hürde zu umgehen, lohnt sich der Umstieg auf die digitalen Personalakten. Mit der elektronischen Form können Sie personenbezogene Daten datenschutzkonform aufbewahren. Die Softwarelösung stellt sicher, dass nur berechtige Mitarbeiter die Daten aufrufen und bearbeiten können. Zudem halten Sie mit definierten Regeln Löschfristen, die in der Datenschutz-Grundverordnung festgehalten sind, sicher ein. 

Wie stellen Sie unbefugten Zugriff auf die Daten sicher?

Durch ein vordefiniertes Rollen- und Berechtigungskonzept können unberechtigte Zugriffe verhindert werden. Nur Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen, die im System hinterlegt sind, haben Einsicht in die digitalen Akten. 

Wie können Sie Dokumente endgültig löschen?

Ansprüche aus Arbeitsverhältnissen verjähren. So gibt die DSGVO vor, dass personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, wenn die Daten nicht mehr zur Erfüllung von einem Zweck benötigt werden. Mit der Einführung der elektronischen Personalakte haben Sie ein sicheres Archiv für Ihre Personaldokumente. Jedoch archiviert das System nicht nur alle Dokumente aus verschiedenen Systemen. Mit der dataglobal Software können Sie für digitale Dokumente Löschfristen hinterlegen. So gehen Sie sicher, dass Sie Aufbewahrungsfristen fristgerecht einhalten. 

FAQ: Die häufigsten Fragen rund um die digitale Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Wie der Name bereits erahnen lässt, ist die digitale Personalakte die elektronische Form der klassischen Papierakte. Für Unternehmen, die die Digitalisierung erfolgreich umsetzen möchten, ist sie ein Muss. 
 
In der digitalen Personalakte werden alle wichtigen Informationen über einen Arbeitnehmer festgehalten und digitalisiert. Mit Hilfe von Dokumentenmanagement Software archivieren Unternehmen Dokumente und Daten in digitaler Form. Neben der Reduzierung von Papier steht bei der Einführung im Vordergrund, dass jeder berechtigter Mitarbeiter zu jederzeit und überall auf die Personalakte zugreifen kann. Darüber hinaus können Nutzer über die Software die Dokumente digital bearbeiten und mit anderen Nutzer teilen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Die elektronische Personalakte beinhaltet alle Dokumente und Daten, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind. Von Bewerbungsunterlagen, über Verträge hin zu Weiterbildungen – mit einem Klick können berechtigte Mitarbeiter mit der digitalen Personalakte-Software die benötigten Informationen ansehen, bearbeiten und teilen. Hierzu zählen folgende Informationen:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Vertragsunterlagen
  • Personalstammdaten
  • Sozialversicherungsnachweis
  • Krankheits- und Urlaubstage
  • Informationen zur Entwicklung des Mitarbeiters
  • Weiterbildungsnachweise
  • Abmahnungen, Sanktionen
  • Beurteilungen, Zeugnisse
  • Kündigungsschreiben
  • Korrespondenz mit Mitarbeiter

Wie wird eine digitale Personalakte eingeführt?

Gemeinsam gestalten wir die Umsetzung Ihrer digitalen Personalakte einfach. Durch unsere Erfahrung und bereits umgesetzten Projekte kennen wir mögliche Hürden und berücksichtigen diese bereits proaktiv bei der Planung. Die Realisierung erfolgt in mehreren Schritten. 
 
Im ersten Schritt definieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen und klären wichtige Fragen für das Projekt. Erst nachdem wir Ihre optimale Lösung skizziert haben, geht es an die Umsetzung. Zuerst werden ihre Papierdokumente gescannt und in digitaler Form in dataglobal CS archiviert. Auch digitale Dokumente aus verschiedenen Anbindungen, wie SAP, MS Office oder Sharepoint, werden zur digitalen Akte hinzugefügt. So wird die Akte mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gefüllt.
 
Zuletzt werden die Berechtigungen für Mitarbeiter und das Management festgelegt. Zudem programmieren wir gemeinsam mit Ihnen smarte Regeln. Diese können beispielsweise sicherstellen, dass Sie Aufbewahrungsfristen für verschiedenen Dokumente sicher einhalten.
Auch nach der Einführung lassen wir Sie nicht alleine. Wir bieten Ihnen und Ihrem Team zu jeder Zeit Schulungen an, damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der elektronischen Akte gewährleistet ist. 

Wieso sollten Sie zur digitalen Personalakte wechseln?

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung: schlanke und digitale Prozesse, sofortige Verfügbarkeit von Informationen, transparente Zusammenarbeit. Auch die Personalabteilung kann durch die digitalen Transformationen ihre Arbeitsabläufe optimieren.
 
Die digitale Personalakte ist weit mehr als nur das Scannen und anschließende Ablegen von Papierdokumenten in digitaler Form. Sie gibt HR-Mitarbeitern die Möglichkeit, Daten und Dokumente orts- und zeitunabhängig aufzurufen. Die integrierte HR-Software ermöglicht es zudem, dass Personalabteilungen effizient, digital zusammenarbeiten können. So können Nutzer Dokumente direkt im Webclient aufrufen, bearbeiten und im Team teilen. Die Änderungen an Dokumenten werden hierbei immer festgehalten. So können berechtige User den Stand der Daten nachvollziehen. 

Bilden Sie Ihre HR in dataglobal CS ab

Ob Bewerbungsunterlagen, Urlaubsanträge oder Weiterbildungsmaßnahmen: Mit dataglobal finden Sie alle Informationen und Dokumente an einem Ort. 

Gerne zeigen Ihnen unsere Experten Ihre Vorteile mit dataglobal CS. 

dataglobal Experten für digitale Personalakte