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Aug 10

Ein Trend, der sich fortsetzt: Die digitale Akte

  • 10. August 2022
  • Archivierung, Blog, Daten- und Speichermanagement, Dokumentenmanagement, Experten-Know-how, Ihre Herausforderungen, Modernes Arbeiten
Das Bild zeigt eine e-akte von dataglobal

Die digitale Aktenführung ist die Zukunft der papierlosen und elektronischen Aktenverwaltung. Mit der dataglobal Software-Lösung für E-Akte können Sie Dokumente und Rechnungen scannen, speichern, archivieren und noch besser: schnell wiederfinden. Die digitale Akte hat viele Vorteile gegenüber der traditionellen papiergebundenen Ablage. Zum einen können Sie bequem von jedem Ort auf Ihre Dokumente zugreifen. Zum anderen können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten. Elektronische Aktenführung überzeugt zudem durch Ihre Sicherheit, da Sie die Zugänge individuell in der Software verwalten können. Die Digitalisierung von Akten ist die Zukunft der modernen Verwaltung, auch bekannt als papierloses Büro. Nutzen auch Sie die Vorteile der E-Akte bereits jetzt. 

Die beliebtesten digitalen Akten

Elektronische Akten bilden die Basis für die Beschleunigung von Prozessen. Daher gibt es verschiedene digitale Akten – für jeden Bereich die passende eAkte:

  • Digitale Kundenakte
  • Digitale Bauakte
  • Digitale Personalakte
  • Digitale Projektakte
  • Digitale Vertragsakte
  • Digitale Lieferantenakte
  • Digitale Auftragsakte

Mit der E-Akte halten Sie alle relevanten Dokumente und Daten Ihrer Geschäftsabläufe an einem Ort fest. Unsere E-Akte-Lösung bietet weitaus mehr: Neben der digitalen Verwaltung Ihrer Daten können Sie durch workflow management die Prozesse Ihrer Teams optimieren. 

digitale_Akte
E-Akte mit dataglobal
Checkliste

Effiziente Arbeitsabläufe mit der E-Akte von dataglobal

Für die Einführung von digitalen Akten benötigen Sie eine Dokumentenmanagement Software (kurz DMS). Das DMS erfasst, bearbeitet, verwaltet und archiviert alle Dokumente Ihres Unternehmens – und das unabhängig von Ihrem Ablageort. Mit diesem Umfang ist die Software optimal dafür geeignet, um die Basis Ihrer digitalen Akte zu sein. Das DMS hat bereits alle Dokumente erfasst, es fehlt also nur noch die richtige Zuteilung nach Abteilung und somit die Erstellung der elektronischen Akte.

1. Falls Sie zusätzlich zu digitalen Dokumenten auch Papierdokumente in der elektronischen Akte speichern möchten, müssen Sie diese zunächst scannen. Nach dem erfolgreichen Scan legen Sie das Dokument im Archiv ab.

2. Elektronische Daten und Dokumente können Sie über die Software zu elektronischen Akten zusammenführen. Sie werden durch unseren OCR-Dienst dgTES und unserer KI beim Erfassen und der anschließenden richtigen Ablage unterstützt.

3. Nach erfolgreicher Anlage der Akte können Dokumente automatisch zur E-Akte hinzugefügt werden. Durch die Anbindung verschiedener Systeme, wie SAP, Outlook oder Office 365, an die Software werden Dokumente, Rechnungen und E-Mails ohne zusätzlichen Aufwand direkt in die digitale Aktenverwaltung mit aufgenommen. Durch smarte Regeln können Dokumente direkt den richtigen Auftragsnummern, Rechnungsnummern oder Ähnlichem zugewiesen werden.

4. Neben der Sammlung kontextbezogener Daten in einer Akte, werden die Dokumente auch revisionssicher archiviert.

5. Mit dem Webclient von dataglobal können Sie Dokumente aus der elektronischen Akte direkt ansehen, bearbeiten und mit anderen teilen. Digitale Workflows können zudem Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und schneller gestalten. 

Mit dataglobal CS helfen wir Kunden Compliance sicherzustellen

Die Vorteile einer elektronischen Aktenführung

Die Digitalisierung hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir Informationen heute speichern und abrufen. In der Vergangenheit waren Papierdokumente, abgeheftet in einem Ordner – der primäre Weg. So hielten Unternehmen alle wichtigen Daten fest. Dies ist jedoch nicht mehr der Fall. Mit dem Aufkommen der digitalen Technologie haben wir nun die Möglichkeit, Daten elektronisch zu speichern und darauf zuzugreifen. Dies hat viele Vorteile gegenüber den herkömmlichen papiergestützten Methoden.

DMS_elektronische_Akte (2)

Einer der Hauptvorteile der eAkte besteht darin, dass sie viel effizienter ist als eine Papierakte. Mit digitalen Daten können Sie problemlos die benötigten Informationen suchen und finden. Außerdem können Sie Ihre Daten effektiver organisieren und verwalten.

Noch mehr spricht die größere Sicherheit für die E-Akte. Die elektronische Akte ist schwerer zu manipulieren und sicherer vor Eingriffen von außen. Im digitalen Archiv können Sie nicht nur elektronische Dokumente mit einem Passwort schützen, sondern auch Zugriffe individuell vergeben. Das basierende Dokumentenmanagement-System verfügt über nötige Sicherheitsmaßnahmen, die vor externen Angriffen sicher schützen. 

Ein weiterer Vorteil der elektronischen Akte ist, dass sie umweltfreundlicher ist als ein papierbasiertes Pendant. Wenn Sie Dokumente digitalisieren, müssen Sie kein Papier verwenden. Dies ermöglicht eine nachhaltige Arbeitskultur. Zusätzlich nehmen digitale Akten nicht so viel Platz wie Papierdokumente ein, sodass Aktenschränke in Zukunft nicht mehr benötigt werden.

Und schließlich ist die elektronische Akte bequemer. Mit der E-Akte können Sie von überall, zu jeder Zeit und von jedem Endgerät auf Ihre Informationen zugreifen. Zudem können Sie mithilfe der Software Unterlagen einfach und schnell mit anderen teilen.

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Alles in allem hat die digitale Akte viele Vorteile gegenüber der traditionellen Akte. Wenn Sie nach einer effizienten, sicheren und umweltfreundlichen Möglichkeit suchen, Ihre Daten zu speichern und auf sie zuzugreifen, sollten Sie die Einführung einer digitales Akte in Betracht ziehen. In einem gemeinsamen Demo-Termin zeigen wir Ihnen, welche digitale Akten Ihre digitale Transformation zum Erfolg führen.

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