dataglobal-Spotlight: 10 Gründe, warum smartes Datenmanagement ein „Must-have“ ist

• Verhinderung des „Content Sprawls“ – unternehmensweit verteilte unstrukturierte Daten produzieren eine ausufernde und unüberschaubare Datenmenge. Datenmanagement wirkt diesem Problem aktiv entgegen.
• Effektives Vorgehen gegen „Datensilos“ – Datensilos sind individuelle Sammlungen von Daten oder Dokumenten. Einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen bauen diese Silos auf, ohne dass die die restliche Organisation Zugriff auf diese Daten hat.
• Voraussetzung für den Digital Workplace – eine immer erreichbare Plattform mit allen relevanten Dokumenten und Daten ist die Basis für effektive Kollaboration. So können verteilte Teams unabhängig von ihrem Standort oder Endgerät jederzeit Dokumente bearbeiten und miteinander teilen.
• KI-gestützte Datenklassifizierung – alle in einem Businesskontext stehenden Daten und Dokumente werden automatisiert verknüpft – aus allen unternehmensweiten Quellen.
• Revisionssichere Archivierung – nach den im Datenmanagement-Konzept definierten Regeln werden die Daten automatisiert und gesetzeskonform archiviert.
• Transparenz durch schnelles Finden relevanter Informationen – im digitalen Arbeitsplatz wird jedes archivierte Dokument verschlagwortet. So lassen sich Informationen nicht nur über Dateinamen und Inhalt finden, sondern auch über viele weitere Suchkriterien.
• Einhaltung der Compliance – alle Dokumente und Belege werden durch smarte Regeln archiviert. Aufbewahrungsfristen und Löschfristen werden hierbei eingehalten. Sensible Daten, z. B. personenbezogene Daten werden automatisch identifiziert und nach den gesetzlichen Vorgaben, wie GoBD oder DSGVO, besonders geschützt.
• Dokumentation und Protokollierung von Änderungen an Dokumenten – erfolgreiches Datenmanagement schafft Sicherheit. Daher werden alle Änderungen an Dokumenten sicher dokumentiert und protokolliert. Dies gewährleistet jederzeit Transparenz über die verschiedenen Arbeitsstände, sowie den letzten Bearbeiter.
• Digitale Workflows für mehr Qualität, für sichere Prozesse und Effizienz – Datenmanagement ist ein Erfolgskriterium für eine optimale Zusammenarbeit. Mit gut strukturierten Daten können effiziente Workflow-Regeln definiert und Arbeitsschritte so automatisiert dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen werden.
• Kosten und Performance – die unkontrollierte Duplikation oder sogar Multiplikation gleicher Daten an völlig unterschiedlichen Ablageorten wird nachhaltig verhindert. Dies spart Speicherkosten und entlastet wirkungsvoll die IT-Infrastruktur.

Bauen Sie jetzt auf smartes Datenmanagement!

Auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen gilt es, ein ganzheitliches Konzept zum Umgang mit Daten einzuführen. Dieses Datenmanagement regelt sämtliche Prozessschritte – von der Erhebung, über das Speichern, die Verarbeitung und Klassifizierung, bis hin zur rechtssicheren Archivierung und fristgerechten Löschung von Daten.

Beim jeweiligen Konzept sind dabei die individuellen Anforderungen des Unternehmens ebenso wie die Datensicherheit und der Datenschutz zu berücksichtigen.

Wie Sie und Ihr Unternehmen jetzt mit unserer Software dataglobal CS von datenmanagement profitieren können, das zeigen wir Ihnen gerne persönlich in einer cs demo.

Setzen Sie sich einfach mit einem unserer Experten in Verbindung! Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung: request@dataglobal.com oder unter +49 (0)7131 1226 500