Dokumentenerkennung

Die Zukunft der Büroarbeit: Wie Dokumentenerkennung die Effizienz steigert 

Die Dokumentenerfassung ist eine effektive Lösung, um den Umgang mit Dokumenten zu erleichtern und so die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern. Durch die automatische Erfassung eingehender Dokumente verringern Sie den Workload, setzen Kapazitäten frei und reduzieren insgesamt Ihre Kosten.  

Dokumente automatisch erkennen und verarbeiten 

Die Software-Lösung kann Texte, Tabellen, Bilder und andere relevante Daten in den Dokumenten erkennen und analysieren, indem sie Algorithmen und maschinelles Lernen verwendet. Dies ermöglicht die Automatisierung zeitaufwändiger manueller Prozesse wie das Durchsuchen und Kategorisieren von digitalen Dokumenten. In vielen Bereichen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen und der Verwaltung wird die automatische Dokumentenerfassung angewendet. 
 

Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung 
 

Kosten reduzieren und Zeit sparen – alles möglich dank der digitalen Dokumentenerfassung. Zudem schaffen Sie mehr Transparenz und minimieren die Fehlerquote. Lernen Sie die zahlreichen Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung kennen. 

Transparenz 

Durch die verbesserte Transparenz Ihrer Dokumente verbessert sich auch automatisch die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden. 

Reduzierung Vorgangskosten 

Ihre Belegschaft muss bei einer automatischen Dokumentenerfassung nicht mehr manuell die Dokumente prüfen. Die eingesparte Zeit kann nun mit anderen Tätigkeiten deutlich sinnvoller genutzt werden. 

Minimierung Fehlerquote 

Die intelligente Dokumentenerkennung erfolgt automatisch und ist daher erheblich weniger fehleranfällig als eine manuelle Erfassung. 

Nutzungsmöglichkeiten 

Die Nutzungsmöglichkeiten sind breit gefächert. Egal, ob es sich bei dem eingehenden Dokument um eine Bestellung, Rechnung oder sonstiges handelt – die Dokumentenart wird problemlos erfasst. 

Bestellungen 

Bestellungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden, was Ihre Mitarbeitenden spürbar entlastet. Stattdessen werden die Bestellungen elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. 

Auftragsbestätigung 

Wenn bei Ihnen eine Auftragsbestätigung eingeht, wird diese direkt erkannt und dementsprechend einsortiert bzw. als PDF-Dokument oder ein anderes digitales Format abgespeichert – und das, obwohl es keine einheitliche Dokumentenform gibt. 

Rechnungen 

Eine Weitergabe von Rechnungen an die Finanzbuchhaltung ist mittels der automatisierten Dokumentenerfassung zügig möglich. 

Dokumentenerfassung: Die wichtigsten Funktionen 

Die intelligente Dokumentenerfassung erfüllt gleich mehrere Funktionen. Die Dokumentenart lässt sich automatisch erfassen. Im Anschluss werden die Dokumente den entsprechenden vordefinierten Kategorien zugeordnet. 

Dokumentenklassifizierung 

Die Klassifizierung von Dokumenten oder Texten bedeutet im Wesentlichen, dass Informationen in verschiedenen Dokumenten ausgelesen, analysiert und in festgelegte Kategorien eingeteilt werden. Dieser Prozess erfolgt schnell und komplett automatisiert. 

Weitere Verarbeitung des Dokumentes 

Nach der algorithmischen Dokumentenermittlung wird das Dokument weiterverarbeitet.  

Nahtlose und einfache Integration in bestehende Strukturen 

Die intelligente Integration der Daten erfolgt nahtlos in bereits bestehende Strukturen. 

Dokumentenerkennung im Zusammenspiel mit dataglobal-Produkten 

dataglobal steht für ein effizientes Zusammenspiel unserer vielfältigen Software-Lösungen rund um den digitalen Arbeitsplatz. Welche Produkte sind hierbei besonders erwähnenswert?  

Rechnungsverarbeitung 

Zahlreiche Unternehmen verarbeiten immer noch Rechnungen auf Papier, obwohl es eine deutlich effizientere Methode gibt: die Digitale Rechnungsverarbeitung. Sie hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen sowie Ressourcen freizusetzen. Mit dataglobal können Sie Ihre Papierrechnungen schnell und einfach digitalisieren. Die Lösung ist sowohl einfach zu bedienen als auch kostengünstig. Es ist eine großartige Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu rationalisieren und die Endergebnisse zu verbessern. 

Dokumentenmanagement (DMS) 

Wenn eine DMS-Software verwendet wird, können Informationen einfach auf einen Blick gefunden werden und eine mühsame Suche überflüssig machen. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht über Ihre schriftlichen Dokumentationen zu behalten und den Bearbeitungsstatus zu überprüfen. Das DMS von dataglobal bewahrt Ihre Informationen sicher auf. Sie können jederzeit alle Dateien abrufen. 

Vertragsmanagement 

Auch bei Verträgen ist eine digitale Verwaltung empfehlenswert. Schließlich werden Kosten eingespart und Risiken reduziert. Die digitale Vertragsmanagement-Software von dataglobal eignet sich für jegliche Vertragsarten. 

Lesen maschinenlesbarer Schriften: Die Rolle von OCR in der Dokumentenerkennung 

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition. Diese optische Zeichenerkennung ist eine Methode zur Erkennung von Texten. Sie wandelt Bilder in Texte um, sodass beispielsweise Papierdokumente in digitale Textdokumente umgewandelt werden können. 
 

FAQ – Die häufigsten Fragen 

Was versteht man unter Dokumentenerkennung und welche Arten von Dokumenten können mithilfe dieser Technologie erkannt werden? 

In Unternehmen gehen täglich zahlreiche Dokumente ein. Bei der Dokumentenerkennung werden diese Dokumente digitalisiert. In einem schnellen, automatisierten Prozess werden sie dann klassifiziert, also bestimmten Kategorien zugeordnet. Dies erfolgt mit der sogenannten OCR-Technologie. 

Welche grundlegenden Schritte sind in einem typischen Prozess der automatischen Dokumentenerkennung enthalten? 

Der typische Prozess beginnt mit dem Eingang eines Dokuments in der Firma. Dieses wird analysiert und im Anschluss der richtigen Kategorie zugeordnet. 

Welche Herausforderungen können bei der Dokumentenerkennung auftreten, insbesondere im Hinblick auf verschiedene Schriftarten, Layouts und Qualitätsstufen der Dokumente? 

Die meisten Dokumente bzw. Dokumentarten haben keine festgelegte Form. So können Dokumente u. a. in Bezug auf verschiedene Schriftarten, Layouts und Qualitätsstufen der Dokumente stark variieren. Nichtsdestotrotz erfolgt die intelligente Zuordnung und Speicherung der elektronischen Daten in der Regel mit einer niedrigen Fehlerquote.