dataglobal CS in der Praxis

Anwendungsbeispiel: Kollaboration mit der elektronischen Auftragsakte und dg note – perfekte Abstimmung im verteilten Team

Am Entwicklungsprozess sind unterschiedliche Personen und Abteilungen beteiligt, die an verschiedenen Standorten, innerhalb und außerhalb des Unternehmens, optimal zusammenwirken müssen: Entwicklungsvorstand, Teamleiter, Produktmanagement, Designer Exterieur, Designer Interieur, Planer für technische Ausstattung, Einkauf / Beschaffung, Produktionsplanung, Vertrieb / Marketing, Qualitätsmanagement und last but not least Controlling / Finance.

Bevor sich dieses Team an die gemeinsame Entwicklung eines neuen Modells machen kann, müssen zunächst einige Rahmenvorgaben geklärt sein, wie das Modell des Chassis, geplante Außendimension, Anzahl geplanter Betten / Personenkapazität, Ausstattungsniveau / Materialien / Technik, Preiskategorie etc.

Diese Eckdaten stehen im Pflichtenheft und müssen für alle Beteiligten jederzeit ersichtlich sein. Ebenso muss es möglich sein, ggfls. nach Abstimmung im Team, bzw. mit dem Vorstand, Veränderungen vorzunehmen.

Praxisdemo dg note

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Im gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz der Software dataglobal CS verfügen alle am Entwicklungsprozess Beteiligten über Zugriff auf alle relevanten Informationen – in ihrer elektronischen Auftragsakte. Wie in einer privaten Cloud können die notwendigen Dokumente jederzeit vom Desktop oder mobil eingesehen, bearbeitet, geteilt und archiviert werden.

Die elektronischen Auftragsakte beinhaltet alle Konstruktionsdaten, Zeitpläne, Aufgabenlisten, Freigabeprozesse, Benachrichtigungsfunktionen, Visualisierungen, Protokolle, Artikellisten für Einkauf/Ausschreibung, Finanzplanung, Produktionsplanung, Korrespondenz intern und extern (z. B. mit Lieferanten), Ablage und rechtssichere Archivierung aller Dokumente.

Mit dg note stellt die dataglobal CS einen cleveren Editor zur für schnelle Notizen zu Dokumenten oder E-Akten zur Verfügung. Anwender können mit dg note direkt in der gewählten Hierarchie neue Dokumente/Notizen erstellen. Smarte Vorlagen sparen Zeit, wenn wertvolles Wissen nicht verloren gehen soll und stehen für häufig wiederkehrende Vorgänge, wie z. B. To-Do-Listen oder Besprechungsprotokolle zur Verfügung. Damit können Anwender schneller Dokumente mit aktuellen Informationen anreichern und Kollegen jederzeit darauf zugreifen.

Die Nutzen von dg note im Überblick

• Die dg note liegt immer an der optimalen Stelle in der Dokumentenhierarchie
• D. h. im Kontext einer Hierarchie aus Knoten, Mappen oder E-Akten liegen alle zum Vorgang gehörenden Dokumente und die neuen dg note-Dokumente immer zusammen an der richtigen Stelle
• Das dg note-Dokument ist auch für Kollegen einsehbar – besonders wichtig beim dezentralen Arbeiten (z. B. im Home Office)
• Optimales Ergebnis: eine vorgegebene Struktur spart dem Anwender Zeit und er kann sich auf die wichtigen Inhalte konzentrieren
• Ein Beispiel für modernes Arbeiten mit dg note ist die elektronische Auftragsakte, wie hier bei der Produktentwicklung:
  • der Mitarbeiter der mit der technischen Ausstattung betraut ist kann Kommentare oder Statusinformationen als Notiz hochladen
  • diese stehen dann quasi sofort in der Hierarchie der E-Akte zur weiteren Bearbeitung durch das Designteam zur Verfügung.

Von der Erstellung des Pflichtenheftes bis hin zur fertigen Entwicklung und zur Produktionsplanung haben alle Beteiligten (egal ob im Werk, im Homeoffice, beim Dienstleister/Lieferanten) auf die für Sie relevanten Informationen Zugriff. Freigabeprozesse und Aufgaben/Timelines sind transparent. Technik, Design, Produktmanagement, Qualitätsmanagement und Einkauf können durch engste Abstimmung der Daten stets prüfen, ob alles zusammenpasst. Controlling, bzw. Finance (aber auch Vertrieb und Marketing) können früh eingreifen, wenn die Entwicklung zu teuer oder nicht marktgerecht erscheint.

Fazit: Mit der elektronischen Auftragsakte und dg note wird die Kollaboration in verteilten Teams effizienter und zuverlässiger. Fehlerquellen lassen sich ausschließen und die Wirtschaftlichkeit steigt.

Machen Sie’s wie Bernhard und setzen Sie auf die zahlreichen Vorteile modernen Arbeitens mit der dataglobal CS. Sprechen Sie mit uns und fordern Sie jetzt Ihre individuelle Live-Demo kostenlos an!

Alica Donner
Inside Sales Manager