Aufgabenstellung
Die Zielsetzung war es, den Angebots- und Verkaufsprozess von Ressourcen effizienter und wettbewerbsfähiger zu gestalten. Um das zu erreichen, sollte die papierhaften Personalakte in eine elektronische Personalakte überführt werden. Dazu müssen die relevanten Informationen aus den führenden Unternehmensystemen wie SAP und dem CRM-System zusammengeführt und der Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Lösung
Die elektronische Personalakte wird im dataglobal CS abgebildet und im Digital Workplace bereitgestellt. Die Personalakte folgt einer vorgegebenen Struktur. Um den Aufwand für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, kann die digitale Personalakte aus den gewohnten Unternehmensanwendungen wie SAP und der hauseigenen Customer-Relation-Management-Anwendung heraus erreicht werden. Dabei muss die gewohnte Anwendung nicht verlassen werden. Die Akzeptanz bei den Anwedern ist dadurch sehr hoch und der Schulungsaufwand minimal.
Relevante Dokumente, die automatisch durch die führenden Systeme wie SAP und CRM erzeugt werden, sind umgehend automatisch mit der entsprechenden Personalkte und deren Struktur verknüpft. Ebenso können auf einfache und intuitive Weise relevante Dokumente aus beliebigen Quellen, wie zum Beispiel E-Mail-Systemen, manuell per Drag-and-Drop in die Akte eingefügt werden. Die nahtlose Integration in Microsoft Office-Produkte erlaubt es, Dokumente direkt in entsprechende Aktenstrukuren abzulegen und von dort zu öffen. Eine Versionsverwaltung ist dabei selbstverständlich ebenfalls verfügbar.
Da es sich hier um sensible personenbezogene Daten handelt, ist die Compliance-Anforderung an Zugriffsrechte sowie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen ein zentrales Thema. Mit der Personalakten-Lösung der dataglobal CS werden verschiedene Dokumentarten mit den erforderlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen versehen und nach Ablauf automatisch gelöscht.
Kundennutzen
Mitarbeiterakten können Führungskräften die Personalinformationen zeitbegrenzt zum lesenden Zugriff zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können Dokumente und Personalakten sehr einfach und direkt über die dataglobal CS-Plattform per E-Mail versendet werden. Relevante Dokumente aus beliebigen Eingangskanälen können intuitiv einer Akte hinzugefügt werden. Bereits für Bewerber können Personalakten angelegt werden, da abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen einfach und automatisch sichergestellt werden. Die digitalen Prozesse mit der dataglobal CS und der Digital Workplace erlauben das schnellere Umsetzen von Kundenwünschen und erhöhen somit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Fachbereich
Personaldiensteistung
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