Aufgabestellung
Ausgangspunkt für das Projekt war ein papiergebundener Prozess mit verschieden Medienbrüchen der Vorgangsbearbeitung zur Pflege von Informationen für Arzneimittel. Die Pflegeanträge gingen teils digital per E-Mail oder in Papierform als Formular ein. Die eigentliche Bearbeitung der Vorgänge und die Zuteilung an die Bearbeiter erfolgte in Papierform. Alle Vorgänge mußten manuell in Listen erfasst werden, die Verteilung und Überwachung gestaltete sich entsprechend aufwendig. Benötigt wurde daher ein System, das die Bearbeitung der Vorgänge elektronisch unterstützt und jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand der Bearbeitung geben kann.
Lösung
Der komplette Prozess wurde mit Lösungen der dataglobal CS digitalisiert. Der Eingang der Vorgänge erfolgt nun elektronisch per E-Mail und kann jederzeit überwacht und ausgewertet werden. Jeder Mitarbeiter sieht in der Anwendung die Liste der Vorgänge, den Status, sowie den aktuellen Bearbeiter.
Aus dem E-Mail-Eingang werden unmittelbar die Vorgänge in der dataglobal CS Lösung angelegt. Bei der Vorgangserstellung werden automatisch alle relvanten Informationen aus den Antragsformularen ausgelesen und mit den Stammdaten in den führenden Systemen abgeglichen. Der Absender erhält sofort eine Bestätigungsmail mit Vorgangsnummer, als Beleg für den Eingang und für die weitere Kommunikation. Die Vollständigkeitskontrolle der gelieferten Informationen und die prozesshafte schrittweise Bearbeitung sichern Richtigkeit und Effizienz.
Während der kompletten Bearbeitung werden die Daten der beteiligten Systeme, wie zum Beispiel SAP, über Schnittstellen ausgetauscht, so dass auch externe Dienstleister problemlos in den Prozess integeriert werden können.
Kundennutzen
Schnelle und zuverlässige Prozesse, transparente Abläufe, lückenlose Bearbeitung. Alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie des Vorgangs dokumentiert und sind nachprüfbar. Termine können überwacht und einfacher eingehalten werden.
Fachbereich
Antragsbearbeitung
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