- Alle Dokumente müssen sofort wiedergefunden werden können.
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Kein Dokument darf auf dem Weg oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss durch das Indexieren mit Metadaten wieder auffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument gefunden werden, nach dem gesucht worden ist.
- Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
- Jedes Dokument muss genau in der Originalform angezeigt und ausgegeben werden können.
- Alle Aktionen im Archiv die Veränderungen bewirken, sind zu protokolieren.
- Elektronische Archive müssen so ausgelegt werden, dass eine Migration auf anderen Plattformen ohne Informationsverlust möglich ist.
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Users hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Worauf kommt es noch an?
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung / Integrität
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Archivierung mit der dataglobal CS ist weit mehr als die rechtssichere Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationen. Diese liegen vor als Dokumente, E-Mails, SAP-, SharePoint- oder Messenger-Daten. Durch unternehmensweite und systemübergreifende Integration werden alle relevanten Daten und Informationen lückenlos erfasst und in ihrem Business-Kontext verknüpft. Wie Sie Ihren kompletten Datenbestand, über die Archivierung hinaus, als wertvolle Ressource für Ihre digitale Transformation nutzen können, das zeigen wir Ihnen gerne.
Setzen Sie sich einfach mit einem unserer Experten in Verbindung! Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung: request@dataglobal.com oder unter +49 (0)7131 1226 500
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