dataglobal CS in der Praxis #2

Anwendungsbeispiel: Dokumentenmanagement im digitalen Arbeitsplatz

Bernhard ist der Stellvertreter für eine ganze Reihe unserer typischen Kunden. Anhand der Praxisanwendungen bei dem von Bernhard geleiteten Wohnmobilhersteller zeigen wir verschiedene Funktionen und Nutzen unserer Software dataglobal CS auf.

Heute beleuchten wir die Produktion, bei der viele Laufzettel, Lieferscheine, Rechnungen und Belege anfallen. Alle diese Dokumente müssen für alle Beteiligten jederzeit und schnell verfügbar sein.

Am Produktionsprozess sind unterschiedliche Personen, Abteilungen und Unternehmen beteiligt, die an verschiedenen Standorten, innerhalb und außerhalb des Unternehmens, optimal zusammenwirken müssen: Einkauf / Beschaffung, Logistik, Produktionsplanung, Produktionsleitung, Personalwesen, Qualitätsmanagement, IT und jede Menge Zulieferer.

Für einen reibungslosen Ablauf der Produktion muss gewährleistet sein, dass alle Teile und Komponenten in der benötigten Ausführung zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Ebenso muss lückenlos nachvollziehbar sein, wer wann welchen Arbeitsschritt vollzogen hat.

Mit dem digitalen Laufzettel in der elektronischen Auftragsakte der Software dataglobal CS ist das ganz einfach und sicher. Er schafft Transparenz in Echtzeit und kann von überall eingesehen sowie bearbeitet werden.

Praxisdemo Laufzettel „open and edit in Office“:

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Im gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz der Software dataglobal CS verfügen alle am Produktionsprozess Beteiligten über Zugriff auf alle relevanten Informationen – in ihrer elektronischen Auftragsakte. Wie in einer privaten Cloud können die notwendigen Dokumente jederzeit vom Desktop oder mobil eingesehen, bearbeitet, geteilt und archiviert werden.

Die elektronischen Auftragsakte beinhaltet alle Konstruktionsdaten, Zeitpläne, Aufgabenlisten, Freigabeprozesse, Benachrichtigungsfunktionen, Visualisierungen, Protokolle, Artikellisten für Einkauf/Ausschreibung, Laufzettel, Finanzplanung, Produktionsplanung, Korrespondenz intern und extern (z. B. Mails mit Lieferanten), Bestellungen und Rechnungen, sowie die zentrale Ablage und rechtssichere Archivierung aller Dokumente.

Smarte Office-Integration für produktive Prozesse

Mit der Funktion „Create and Open in Office“ können die Anwender neue Office-Dokumente direkt in hierarchischen Strukturen, wie z. B. E-Akten, an beliebiger Stelle anlegen, und bereits archivierte Dokumente direkt in Word öffnen und sofort weiterbearbeiten. Bei der Bearbeitung von Laufzetteln wird einfach über den Webclient der dataglobal CS auf das zum jeweiligen Fahrzeug gehörige Word-Dokument zugegriffen und die Bearbeitungsschritte direkt in Word protokolliert.
Die gewohnten Vorteile von Office als führende Anwendung, z. B. Word für das Erstellen und Bearbeiten von Texten, können so optimal genutzt werden.

Die Nutzen der Office-Integration in den digitalen Arbeitsplatz

• Ein zentraler Zugriff auf den gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz bietet klare Vorteile bei der Zusammenarbeit – besonders im Vergleich mit individuellen, vom jeweiligen Anwender ausgewählten Ablageorten. So sind z. B. geschäftskritische oder projektrelevante Daten für alle Projektmitarbeiter sofort auffindbar – und nicht wie so oft an unterschiedlichen Orten in verschiedenen Bearbeitungszuständen verteilt.
• Die verschiedenen Bearbeitungsstände sind für alle sichtbar und die jeweils aktuellste Version eines Dokuments wird weiterbearbeitet.
• Änderungen an Dokumenten gehen nicht verloren. Das gerade bearbeitete Dokument wird beim Schließen automatisch gespeichert.
• Smarter zusammenarbeiten: ein geöffnetes Office-Dokument ist für die Bearbeitung durch andere Anwender gesperrt. Ein unbeabsichtigtes Überschreiben von Inhalten wird verhindert.
• Kontinuierliches Datenwachstum erfordert intelligente Methoden bei der Bearbeitung von Dokumenten. Moderne dezentrale Organisationen und mobile Mitarbeiter müssen jederzeit und auch von unterwegs auf zentral gespeicherte Dokumente zugreifen und Inhalte aktualisieren.

Von der Erstellung des Pflichtenheftes bis hin zur fertigen Entwicklung und zur Produktionsplanung haben alle Beteiligten (egal ob im Werk, im Homeoffice, beim Dienstleister/Lieferanten) auf die für Sie relevanten Informationen Zugriff. Freigabeprozesse und Aufgaben/Timelines sind transparent. Technik, Design, Produktmanagement, Qualitätsmanagement und Einkauf können durch engste Abstimmung der Daten stets prüfen, ob alles zusammenpasst. Controlling, bzw. Finance (aber auch Vertrieb und Marketing) können früh eingreifen, wenn die Entwicklung zu teuer oder nicht marktgerecht erscheint.

Fazit: Mit der elektronischen Auftragsakte und der Office-Integration wird das Dokumentenmanagement und die Kollaboration in verteilten Teams effizienter und zuverlässiger. Fehlerquellen lassen sich ausschließen und die Wirtschaftlichkeit steigt.

Machen Sie’s wie Bernhard und setzen Sie auf die zahlreichen Vorteile modernen Arbeitens mit der dataglobal CS. Sprechen Sie mit uns und fordern Sie jetzt Ihre individuelle Live-Demo kostenlos an!

Alica Donner
Inside Sales Manager