Office 365-Archivierung

Office 365 archivieren – Unified Archiving statt neuer Insellösung

Für eine rechtskonforme und praxistaugliche Archivierung von Office 365 bzw. Exchange Online reicht die Archivierungsfunktion von Microsoft nicht aus. Hybride Konzepte auf der Basis von Unified Archiving ermöglichen nicht nur die rechtskonforme Archivierung, sondern erlauben es zudem, Mails mit anderen Informationen zu verbinden und erleichtern zusätzlich die Migration nach Exchange Online. 


Office 365 als Chance

  
Viele Unternehmen stehen heute vor der Frage, ob und wie sie Exchange Online bzw. Office 365 nutzen und in eine unternehmensweite Archivierungsstrategie einbeziehen können.


Office 365 bietet für Exchange Online eine optionale Archivierung an, die als Zusatzfunktion gebucht werden kann. Die Leistungsmerkmale der Exchange-Online-Archivierung von Microsoft wurden von vielen unabhängigen Experten eingehend untersucht und bewertet. Im Ergebnis wurde dabei deutlich, dass die Lösung die wesentlichen Anforderungen von Unternehmen an E-Mail-Archivierung leider nicht erfüllt.

Ausschlaggebend für diese breite Experteneinschätzung sind drei Gründe:
  • Strategische Unabhängigkeit
    Die Archivfunktionen von Office 365 erfüllen bei weitem nicht die Anforderungen an Revisionssicherheit, Compliance, eDiscovery und Usability, die im Unternehmenskontext gefordert werden.
  • Kosten
    Die Gesamtkosten für die Office-365-Archivfunktionen pro Jahr und User inklusive der lizenztechnischen Folgekosten übersteigen deutlich die Kosten einer dedizierten Mailarchivierungslösung wie bspw. dg mail.
  • Insellösungen
    Das Office-365-Archiv ist eine Insellösung ausschließlich für die Nutzung innerhalb der jeweiligen Office-365-Anwendungen. Eine Verknüpfung von E-Mails mit anderen Archivdaten und die Bereitstellung in anderen Anwendungen ist nicht möglich.

Die Herausforderung für die moderne IT ist es, die Vorteile von Exchange Online bzw. Office 365 für das eigene Unternehmen nutzbar zu machen, ohne dabei die Vorteile einer unternehmensweiten, integrierten Archivierungsstrategie zu gefährden.

Auch Office 365 bzw. Exchange-Online sollte in ein übergreifendes, unternehmensweites Archivkonzept einbezogen werden.

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