Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus?

veröffentlicht in Fachbeiträge - Archivierung - Klassifizierung - SaaS / Cloud

1. Teil der Artikel-Serie: Archivierung im Wandel

Die Frage nach der richtigen Archivierung von Daten ist so alt wie die IT selbst.

Doch genau, wie sich die IT in den letzten Jahrzehnten verändert hat, muss sich auch die Archivierung ständig weiterentwickeln und anpassen. Mit einem gewaltigen Unterschied: Im Gegensatz zu „normalen“ IT-Systemen, die für ein paar Jahre der Nutzung vorgesehen sind und dann ersetzt werden, müssen Archivierungskonzepte und -technologien für Lebenszyklen von zwanzig, dreißig oder gar einhundert Jahren ausgelegt werden. Die durchschnittliche Aufbewahrungsfrist von archivierten Dokumenten ist deutlich länger als die Lebensdauer der Systeme, mit denen die Dokumente erstellt und verarbeitet wurden.

Im Sinne einer belastbaren Zukunftsstrategie werfen wir daher im ersten Teil unserer Artikel-Serie zunächst einen Blick zurück und beleuchten den Wandel der Anforderungen an die Archivierung über die letzten 30 Jahre.
Die Anforderungen an Archivierungslösungen haben sich in den letzten 30 Jahren immer wieder grundlegend geändert. Dabei bauen die Formalitäten naturgemäß aufeinander auf.
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Zu Beginn der Archivierung lag der Fokus im Wesentlichen auf der richtigen Aufbewahrung der Information. In einem Zeitraum von zehn Jahren wird man die Storage-Hardware in der Regel zwei bis dreimal austauschen, um Effizienzgewinne durch die Weiterentwicklung der Hardware nutzen zu können. Folglich sollte jede Archivierungslösung von der physikalischen Infrastruktur entkoppelt sein.

Darüber hinaus mussten frühe Archivierungslösungen zunächst Basisfunktionalitäten umsetzen. Die Unveränderlichkeit der Daten, Indizierung oder die Vermeidung von Dubletten (Single Instancing) standen bei der ersten Generation der Archivierungslösungen im Vordergrund.

Die wesentliche Neuerung in der zweiten Generation von Archivierungslösungen war die Idee, eine zentrale Archivierungsinfrastruktur zu schaffen, die alle Archivierungsbelange im Unternehmen abdecken kann und alle Informationen in einem gemeinsamen, zentralen Repository verwaltet. Dieses Konzept wird Unified Archiving genannt.

Mit diesem Konzept war es notwendig, möglichst viele Konnektoren zu Systemen zu entwickeln, in denen archivierungspflichtige Daten anfallen. Beispiele dafür sind die Umsetzung von E-Mail- und SharePoint-Archivierung sowie die automatisierte Archivierung von Dateien im Filesystem.

Als zweiter wesentlicher Aspekt kam ein verbessertes Management der Daten hinzu. Mit Retention Management konnte die Aufbewahrungsfrist von archivierten Daten erstmals feingranular gesteuert werden. Da nun Informationen aus unterschiedlichsten Quellen im Archiv zusammenliefen, machte es Sinn, diese Informationen zueinander in Verbindung zu setzen und Querbeziehungen zwischen ihnen herzustellen. Über die Bildung hierarchischer Strukturen und dynamisches Tagging konnten so Zusammenhänge erfasst und Aktenstrukturen und Mappen abgebildet werden. Mit Unified Archiving wurde es zudem möglich, zentrale Regeln zu formulieren, die den Umgang mit Informationen übergreifend steuern.