Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus? – Fortsetzung –

veröffentlicht in Fachbeiträge - Archivierung - Klassifizierung - SaaS / Cloud

2. Teil der Artikel-Serie: Intelligente Steuerung wird neuer Fokus

Im ersten Teil unserer zweiteiligen Artikelserie haben wir den Schwerpunkt auf den Wandel der Zeit gesetzt. Wie geschildert, unterliegt die Archivierung – wie alle anderen Bereiche der IT – einem raschen Wandel. Durch die Langfristigkeit der Aufbewahrung und den damit verbundenen drastisch längeren Lebenszyklen für Archivierungssysteme müssen an Archivlösungen deutlich erweiterte Anforderungen bezüglich ihrer Zukunftsfähigkeit gestellt werden.

Ausgehend von der sicheren Aufbewahrung über die Verwaltung verlagert sich der Fokus nun hin zur Automatisierung und Steuerung von Prozessen. Im Folgenden werden wir diesen Wandel näher beleuchten.
Innovative Archivierungslösungen heute nutzen automatisierte, intelligente Konzepte zur Steuerung des „richtigen“ Umgangs mit Informationen. Nach der Speicherung und Verwaltung steht jetzt also die Steuerung von Prozessen im Informationsmanagement im Vordergrund.

Die zentrale Idee ist, dass der Wert einer Information automatisiert durch eine inhaltliche Klassifizierung erkannt und anschließend der richtige Umgang mit dieser Information automatisiert gesteuert werden kann. Bei der automatisierten Klassifizierung von Informationen werden jedem Objekt typischerweise eine oder mehrere Dokumentenklassen zugewiesen und mit den Klassen jeweils eine definierte Menge an Metadaten, Attributen bzw. Tags.

In Erweiterung zu früheren Steuermechanismen, die im Wesentlichen auf den technischen Attributen (Name, Größe, Alter, Typ) basierten, nutzen moderne Archivsysteme zusätzlich eine fachliche Ebene. Dokumentenklassen können dabei fachlicher Natur sein wie beispielsweise Vertrag, Protokoll oder Projektbericht, oder auch fachliche Attribute wie beispielsweise Vertraulichkeitsstufe nutzen.
Die intelligente Steuerung der Archivierung ist die wichtigste Herausforderung der nächsten JahreDamit hat sich die Steuerung von der technischen Ebene auf die logische, inhaltliche Ebene verlagert. Lag der Schwerpunkt in der Archivierung in der Vergangenheit also vor allem auf den passiven Aspekten des Informationsmanagements wie beispielsweise der geordneten Verwaltung oder der revisionssicheren Speicherung, liegt er heute ergänzend auf der Steuerung der Informationsflüsse, der Vereinheitlichung von Prozessen und auf der Sicherstellung der richtigen Behandlung von Informationen.

Der Fokus hat sich ausgehend von der sicheren Aufbewahrung der Information über die effiziente Verwaltung hin zu einer Automatisierung und Steuerung von Prozessen verlagert. Wesentliche Teile der frühen Archivierungslösungen werden heute durch moderne Storage-Infrastrukturen geleistet und unterliegen so einer erheblichen Commoditisierung.

Die automatische Klassifizierung ist zwingend notwendig, um mit den wachsenden Mengen an Informationen effizient umgehen zu können. Darüber hinaus erschließt sie den Wert einer Information und ihre spezifischen Eigenschaften und steuert damit in Zukunft den richtigen Umgang mit ihr.

Neben automatischer Klassifizierung eröffnen automatisches Tagging und Metadatenanreicherung neue Anwendungsfelder und Effizienzpotentiale. Automatisches Routing von Dokumenten, die automatische Verarbeitung oder auch deutlich verbesserte Suchmöglichkeiten sind hier wichtige Anwendungsgebiete.

Jede Archivierungsstrategie muss in einem hybriden Ansatz Cloud-Services und On-Premises-Anwendungen gemeinsam archivieren können. Die Fragmentierung der IT durch den Mix von Cloud-Services mit On-Premises-Anwendungen darf nicht zu einer erneuten Bildung von Insellösungen und Silos in der Archivierung führen.
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