Automatische Klassifizierung von SharePoint-Dokumenten deckt Sicherheits- und Compliance-Lücken auf

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Automatische Klassifizierung von SharePoint-Dokumenten deckt Sicherheits- und Compliance-Lücken auf
SharePoint gewinnt kontinuierlich an Bedeutung und nimmt bereits in vielen Unternehmen die Rolle eines zentralen Informationsspeichers ein. In der Praxis zeigen sich jedoch noch erhebliche Lücken in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Compliance.

SharePoint-Server wachsen sowohl in Bezug auf Struktur und Volumen im Tagesgeschäft oftmals wenig strukturiert und kontrolliert. Da SharePoint-Sites oftmals erst spät unter die Kontrolle der zentralen IT kommen, bleiben Anforderungen an Zugriffsschutz und IT-Sicherheit oftmals unberücksichtigt. Da immer mehr Informationen im SharePoint landen, müssen auch Compliance-Anforderungen wie beispielweise die Archivierung erfüllt werden.
Die hohe Intransparenz in vielen großen SharePoint-Umgebungen behindert diese Bemühungen jedoch erheblich. So wird aus den SharePoint-Servern schnell ein Security-, Compliance- und Kostenrisiko.Blog dg classification SharePoint 130224

Abhilfe verspricht hier die automatische Klassifizierung der SharePoint-Inhalte in Bezug auf ihre geschäftliche Relevanz und Sensibilität. Diese automatische Klassifizierung muss dabei nicht nur die Metadaten der Dokumente berücksichtigen oder Muster wie Schlüsselwörter oder Nummernfolgen erkennen können. Besondere Vorteile bieten lernfähige Verfahren, bei denen der Klassifizierer mit Beispielen trainiert werden kann.

Die Klassifizierung beantwortet erstmals Fragen wie:
  • Wo liegt eigentlich was?
  • Werden die Ablagestrukturen richtig genutzt?
  • Wo liegen sensible Informationen, wo archivierungspflichtige Dokumente?
  • Gehören die Daten ins SharePoint oder wären sie im File-System nicht besser aufgehoben?

Die automatische Klassifizierung schafft diese Transparenz und Analysemöglichkeiten von der Gesamtheit aller SharePoint-Server bis auf das einzelne SharePoint-Dokument hinunter.

Dieses Mehr an Transparenz ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Compliance. So können mit dg classification von dataglobal sehr einfach Analysen erfolgen, wo sensible Inhalte auf dem SharePoint-Server liegen. Das System macht deutlich, wenn beispielsweise HR-Dokumente falsch abgelegt wurden. „Erbt“ die IT-Abteilung eine gewachsene SharePoint-Struktur, schafft dg classification Transparenz über die Inhalte. Im Zusammenspiel mit der Archivierungslösung von dataglobal können beispielsweise GDPdU-relevante Dokumente automatisiert  revisionssicher archiviert werden.

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