Aufgabenstellung
Zur Unterstützung der Auftragsbearbeitung im Unternehmen, außerhalb der reinen SAP-Belegarchivierung, wurde eine mit SAP-verknüpfte Auftragsakte benötigt.
Lösung
Die digitale Auftragsakte wird mit Erzeugung eines Auftrags in SAP automatisch erzeugt und mit dem SAP-Beleg verknüpft. Papierbelege und vor allem elektronische Dokumente aus verschiedenen Eingangskanälen werden auf sehr einfache und intuitive Weise an einer zentralen Stelle im dataglobal CS zusammengeführt. Von SAP erzeugte Dokumente wie Fakturen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften etc. werden automatisch im dataglobal CS in die entsprechende Akte und die passende Stelle verknüpft. Relevante E-Mail-Kommunikation wird automatisiert in die entsprechende Akte eingefügt.
Alle berechtigten Personen haben leichten von überall einfachen und vollständigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente eines bestimmten Auftrags. Die Anwender der unterschiedlichen Fachbereiche legen auftragsbezogene Informationen wie papierhafte Dokumente, E-Mails, Faxe, Office-Dateien oder Zeichnungen einfach per Drag-and-Drop oder über eine Office-Schnittstelle direkt in der Auftragsakte ab.
Kundennutzen
Die Digitalisierung des Auftragsdatenmanagements führt zu einer schnellen und sicheren Auftragsbearbeitung sowie einer einfachen und intuitiven Zusammenarbeit im Digital Workplace. Alle Belege und auftragsbezogenen Papierdokumente aus dem SAP-System werden zudem unternehmensweit, automatisch und rechtssicher archiviert.
Fachbereich
Kaufmännische Abteilung, Warenwirtschaft, Produktion
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