Mettler Toledo ist spezialisiert auf Präzisionsinstrumente für professionelle Anwendungen in Labor, Industrie und Einzelhandel. Zusätzlich zu seinem breiten Produktspektrum verfügt das Unternehmen über das weltgrößte Leistungsangebot in seiner Branche.
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Herausforderung und Lösung:

Präzision steht für den innovativen Hersteller Mettler Toledo im Vordergrund, wie man etwa im Supermarkt beim Abwiegen von Obst erkennen kann. Für den Endkunden nicht sofort ersichtlich, ist die interne Zielsetzung, jede gewünschte Information auf Knopfdruck abrufen zu können.

Einen Beitrag dazu leistet dg hyparchive, das sukzessive die verschiedenen Papierablagen ersetzen wird. Ein besonderes Highlight ist die Integration des Archivs ins AS/400-Umfeld über das FormScape In-/Output-Management. Die Digitalisierung der Papierbelege erfolgt mit Hilfe von Barcodes, über die Indexierung und Verschlagwortung automatisch laufen. Zur Qualitätskontrolle werden die Indexdaten pro Batch mit der Buchungstabelle aus AS/400 verglichen. Sollte das System eine Eingangsrechnung mal nicht erkennen, wird eine Fehlermeldung in einem speziellen Alarm-Tool von ZS DocMa ausgegeben. Der Vorgang lässt sich wahlweise korrigieren oder neu einchecken. In dg hyparchive wird mit dem Image auch ein Verzeichnis mit sämtlichen Infos aus der Buchungsaktion abgelegt. Das Archiv erfüllt die Anforderungen an die Revisionssicherheit bzw. GDPdU.

Besserer Kundenservice

Neben der Finanzbuchhaltung nutzt auch die Vertragsabteilung das digitale Archiv für ihre Service-Verträge. Künftig sollen weitere Dokumenttypen aus beiden Abteilungen sowie anderen Bereichen in das Archiv einfließen. Auch E-Mails ließen sich dort ablegen. „Wir haben noch einiges vor“, sagt IT-Manager, „und dank des skalierbaren Aufbaus wächst dg hyparchive künftig mit.“

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Implementierungspartner: ZS DocMa (ZS Computer Service GmbH), Gießen