Checkliste für die Auswahl eines Cloud-Archiving-Providers

Für viele Unternehmen ist die Verlagerung von Archivierungslösungen in die Cloud, also der Einkauf von Archivierung als Software-as-a-Service, interessant. Die Anbieterauswahl ist für viele Unternehmen aufgrund der teilweisen intransparenten Leistungsbeschreibungen der Anbieter und der fehlender Detailkenntnisse nicht einfach. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Kriterien in einer kompakten Checkliste zusammen.

Ist die Entscheidung zur Verlagerung der Archivierung in die Cloud gefallen, stellt sich natürlich die Frage, welcher Anbieter ausgewählt werden sollte. Es gibt dazu keine Standardantwort. Viele Service-Provider und IT-Dienstleistungsanbieter vervollständigen mittlerweile ihr Angebot durch Cloud-Archiving bzw. SaaS-Lösungen.

Bei der Auswahl gelten neben den üblichen Kriterien wie Verlässlichkeit, Servicequalität usw. auch noch einige weitere Kriterien, die dem Thema Cloud-Archiving geschuldet sind:

Langfristigkeit

Es liegt im Kern der Sache, dass ein Archiv zu den IT-Systemen gehört, die mit Abstand die längste Lebenserwartung haben. Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren sind heute keine Ausnahme mehr. Daher sollte der Anbieter besonders darauf geprüft werden, ob er als entsprechend langfristiger Partner in Betracht kommt. Gleichsam sollten die Ausstiegsmöglichkeiten und Methoden zum Rücktransport der Daten oder Wechsel auf eine andere Cloud klar definiert sein.

Ort der Datenhaltung

Viele zu archivierenden Daten unterliegen durchaus auch Ansprüchen an den Ort der Lagerung. So sind steuerrelevante Informationen aus Deutschland im EU-Rechtsraum aufzubewahren. Datenschutzbestimmungen erzeugen bei der Auslagerung von personenbezogenen Daten so hohe Ansprüche an die Nachvollziehbarkeit von Leistungen und Zugriffen, dass die Auslagerung auf Server außerhalb des EU-Rechtsraums typischerweise ausscheidet.

Archivierungsplattform

Das verwendete Archivsystem bildet den Kern der Leistung. Hier sollte darauf geachtet werden, dass das System langfristig den Anforderungen gerecht werden kann. Dazu sind vier Leistungs-merkmale von fundamentaler Bedeutung:

• Unified Archiving Konzept zur Unterstützung von allen aktuellen und kommenden Quellen wie E-Mail, Fileserver, SharePoint, ERP, individuellen Anwendungen.
• Übergreifende Klassifizierung von Inhalten
• Bereitstellung des Archivs oder auch Teilen davon als selbsttragende Medien mit eigenständiger Recherche-Möglichkeit
• Das Archivsystem kann verschiedene Architekturen bei der Verteilung der Anwendungen unterstützen (z.B. Quelle und Archiv in der Cloud oder Quelle on-premise und Archiv in der Cloud).

In der folgenden Grafik ist die Checkliste noch einmal ausführlich dargestellt.