Compliance Welche Anforderungen gibt es und wie können Sie sie effizient erfüllen?

Eine Flut an gesetzlichen Regelungen und Compliance-Vorschriften

Informationen sind mehr als Bits und Bytes. Sie haben heute rechtsverbindlichen Dokumentenstatus und müssen dauerhaft gespeichert werden.

Zahlreiche nationale Gesetzgebungen wie z.B. das deutsche HGB oder steuerliche Gesetzgebungen wie GDPdU und GoB, aber auch internationale Vorschriften wie Basel II oder der US-amerikanische Sarbane-Oxley-Act stellen umfangreiche Anforderungen an die langfristige Archivierung von Dokumenten, Dateien, Daten und E-Mails  – ggf. zusätzlich zu unternehmensinternen Compliance-Richtlinien. Die Einführung von geeigneten IT-Systemen zur sicheren und langfristigen Archivierung ist damit eine Notwendigkeit.

Die Fülle der Anforderungen ist jedoch bereits für kleine Unternehmen unüberschaubar. Wie soll sich die IT darauf vorbereiten?

Die IT tut gut daran, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Erfüllen Sie Compliance-Vorgaben und gesetzliche Anforderungen durch die Einführung einer unternehmensweiten Archivierungs- und Compliance-Infrastruktur.

Aus Sicht der IT lassen sich die Compliance-Anforderungen in drei Punkten zusammenfassen:

• Die Möglichkeit zur revisionssicheren und langfristigen Archivierung von ausgewählten Informationen wie Dokumente, Dateien, Daten, E-Mails.
• Die Schaffung von leistungsstarken Such- und Recherchefunktionen.
• Die Möglichkeit zur Protokollierung von Zugriffen auf diese Daten.

Die Produkte von dataglobal sind dabei die optimale Lösung. Mit Ihnen schaffen Sie eine übergreifende, zentrale Lösungen für alle Compliance-Anforderungen an die IT. Sie ermöglichen relevante Informationen automatisiert zu finden, zu klassifizieren und dann regelbasiert und ohne Aufwand für den Nutzer sicher zu archivieren. Sie haben sehr schnell Sicherheit für ggf. anstehende fiskalische Prüfungen oder juristische Auseinandersetzungen.

In Ergänzung zu dieser grundsätzlichen, unternehmensweiten Archivierung können bereichs- oder abteilungsspezifische Verfahren zur Ablage sukzessive eingeführt werden, sobald entsprechende Anforderungen von den Fachseiten konkret formuliert wurden. Neben der Aufbewahrung bringt die Archivierung einen weiteren Vorteil mit sich: Durch die leistungsstarken Recherchefunktionen sind relevante Informationen schneller, sicherer und vollständig zu finden.